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Frage:
Wie verwende ich die neue DocuWare ID auf der Website und wie verwende ich sie bei den damit verbundenen Funktionen?

Antwort:

1. Was ist eine DocuWare ID und welche Funktionen sind damit verbunden 
       1.1 Allgemeine Funktionen 
       1.2 Funktionen speziell für DocuWare Partner

2. Wie erstelle ich meine DocuWare ID?
     2.1 Erstellen einer DocuWare ID
     2.2 Sich mit einem Unternehmen verbinden
       2.3 Neue Personen in das Unternehmen einladen

3. Wie verwalte ich meine DocuWare ID?
       3.1 Teamrechte für DocuWare Kunden einrichten
       3.2 Teamrechte für DocuWare Partner einrichten

4. FAQ

 


 
1. Was ist eine DocuWare ID und welche Funktionen sind damit verbunden?

Zusätzlich zum Zugang zu Ihrem Web Client steht Ihnen ein persönliches DocuWare Konto zur Verfügung, Ihre DocuWare ID. Mit diesem persönlichen Konto haben Sie Zugriff zu vielen speziellen Services für DocuWare Kunden wie zum Beispiel den Support - mehr dazu weiter unten. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, müssen sie Ihr persönliches Konto mit einem Unternehmen verbinden.
Sie erhalten damit folgende Funktionen:
 

1.1 Allgemeine Funktionen


1.2 Funktionen speziell für DocuWare Partner
Als DocuWare Partner erhalten Sie zwei zusätzliche Möglichkeiten:

  • Teilnahme an Kursen in DocuWare Academy 
  • Verwalten von Mitarbeitern und DocuWare Kunden und Mitarbeitern im Unternehmensbereich über "My Business"

Wählen Sie nachfolgend Ihre Rolle und erfahren Sie, wie sie Schritt für Schritt eine DocuWare ID anlegen können und diese mit Ihren Unternehmen verbinden können.

 

2. Wie erstelle ich deine DocuWare ID?
       2.1 Erstellen einer DocuWare ID

1. Klicken Sie auf der DocuWare Website auf „Mein Konto“ und wählen Sie „Kostenlos registrieren".
2.  Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein.
3. Sie erhalten automatisch eine E-Mail mit einem Code, den Sie auf der Registrierungsseite eingeben. Sollten Sie keine E-Mail bekommen, prüfen Sie bitte Ihren Junk-E-Mail-Ordner.

4. Nun können Sie auf „Mein Konto" zugreifen und Ihr persönliches Profil unter „Allgemein" ausfüllen.
Verbinden Sie nun im nächsten Schritt Ihr persönliches Konto mit Ihrem Unternehmen.

       2.2 Sich mit dem Unternehmen verbinden

Hinweis: Nur Mitglieder der Teams „Administration“ oder „Verwaltung“ haben das Recht, neue Personen in ein Unternehmen einzuladen. Hier erfahren Sie mehr zum Thema Rechtemanagement.

1. Für die Verbindung mit einem Unternehmen benötigen Sie eine Einladung per E-Mail. Kontaktieren Sie dafür Ihren DocuWare Systemadministrator. Überprüfen Sie gegebenenfalls Ihren Junk-E-Mail-Ordner.

2. Nach Annahme der Einladung werden Sie auf die Einladungsseite weitergeleitet.
3. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus, um die Einladung zu vervollständigen.

4. Bestätigen Sie, dass der Unternehmensname korrekt ist, und geben Sie Ihr Einverständnis zur Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an Ihre neuen Kollegen.
5. Herzlichen Glückwunsch! Sie sind nu
n mit Ihrem Unternehmen verbunden.

       2.3 Neue Personen in das Unternehmen einladen

Weitere Personen können nur von Mitgliedern der Teams „Administration“ und „Management“ eingeladen werden und sie werden automatisch dem Team "Kollaborationen" hinzugefügt.

1. Wenn Sie also Mitglieder von „Administration“ oder „Management“ sind, melden Sie sich unter „Mein Konto“ an und gehen Sie in den Bereich „Unternehmen".
2. Bestimmen Sie das Unternehmen, in das Sie eine Person einladen möchten.
3. Wählen Sie „Personen verwalten" und „Neue Personen einladen".

Weitere Informationen zum Rechtemanagement finden Sie im Artikel → 3. Wie verwalte ich meine DocuWare ID?

4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die dem Unternehmen beitreten wird.
5. Ihre Einladung ist auf dem Weg zum Empfänger!
6. Wenn Sie weitere Personen einladen möchten, klicken Sie einfach auf „Weitere einladen".

Hinweis: Die Mitglieder der Teams „Administration“ und „Verwaltung werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn Einladungen versendet und angenommen wurden.

3. Wie verwalte ich meine DocuWare ID?

Über welche Rechte Mitarbeiter verfügen, wird durch die Zugehörigkeit zu einem Team gesteuert. Die Berechtigungen sind für jedes Team vordefiniert und können nicht bearbeitet werden.
Die Übersicht der Te
am-Rechte können Sie jederzeit über das Seitenmenü in „Personen verwalten" aufrufen.

       3.1 Teamrechte für DocuWare Kunden einrichten

Der DocuWare Kunde hat drei verschiedene Teams – siehe dazu auch den Screenshot unten. Nur Mitglieder der Teams „Administration“ oder „Verwaltung“ haben das Recht, Team-Rechte von Firmenmitgliedern zu ändern. Wenn Sie sich im Team „Verwaltung“ befinden, können Sie keine Administratoren herabstufen oder Mitglieder in das Team „Administrator“ hochstufen.


Im Kundenbereich von DocuWare ID können Mitarbeiter drei Teams zugeordnet werden - Administration, Verwaltung, Kollaboration.


Um die Teamrechte zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich unter „Mein Konto“ an und wechseln Sie in den Bereich „Unternehmen".
2. Bestimmen Sie das Unternehmen, in dem Sie die Rechte eines Mitglieds ändern möchten.
3. Wählen Sie das Mitglied aus, dessen Rechte Sie ändern möchten.
4. Im Menü, das dem Mitglieder zugeordnet ist wählen Sie „Team ändern".

5. Legen  Sie das Team fest, dem das Mitglied angehören soll. Damit werden die Team-Rechte des ausgewählten Mitglieds geändert.

       3.2 Teamrechte für Partner einrichten

Ein DocuWare Partner-Unternehmen kann Mitarbeiter vier verschiedenen Teams zuordnen. Je nach Teamzugehörigkeit erhalten die Mitarbeiter unterschiedliche, vordefinierte Berechtigungen , die nicht geändert werden können. Nur Mitglieder der Teams „Administration“ oder „Verwaltung“ haben das Recht, Team-Rechte von Firmenmitgliedern zu ändern. Wenn Sie sich im Team „Verwaltung“ befinden, können Sie keine Administratoren herabstufen oder Mitglieder in das Team „Administrator“ hochstufen.

Als Partner stehen Ihnen 4 Rechteteams zur Verfügung: Administration, Verwaltung, Lizensierung und Kollaboration.


Um die Teamrechte zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
1. Melden Sie sich unter „Mein Konto“ an und wechseln Sie in den Bereich „Unternehmen".
2. Bestimmen Sie das Unternehmen, in dem Sie die Rechte eines Mitglieds ändern möchten.
3. Wählen Sie das Mitglied aus, dessen Rechte Sie ändern möchten.
4. Gehen Sie in das Menü des Mitglieds und wählen Sie „Team ändern".

5. Wählen Sie das Team, dem das Mitglied angehören soll. 
6. Die Team-Rechte des ausgewählten Mitglieds werden dann geändert.

 

4. FAQ

Um Ihre DocuWare ID Registrierung abzuschließen, müssen Sie Ihren persönlichen Account mit Ihrem Unternehmen verbinden. Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator und befolgen Sie die folgenden Schritte: Sich mit einem Unternehmen verbinden

Hinweis: Wenn Sie mit mit mehreren Unternehmen verbunden sind und Sie entfernen die Verbindung zum , dann werden auch die Verbindungen zu allen weiteren Unternehmen getrennt. Zusätzliche Unternehmen können Sie entfernen, ohne dass sich dies auf andere Verbindungen auswirkt.

1. Melden Sie sich unter „Mein Konto“ ein und wechseln Sie in den Bereich „Unternehmen".
2. Wählen Sie das Unternehmen, von dem Sie die Verbindung trennen möchten, und klicken Sie auf "Entfernen".



3. Die Verbindung zu diesem Unternehmen ist nun gelöst und wird nicht mehr in Ihrer DocuWare ID angezeigt. Um sich erneut mit dieser Firma zu verbinden, ist eine weitere Einladung erforderlich.

Hinweis: Nur Mitglieder der Teams "Administration“ oder "Management" haben das Recht, Mitglieder aus einem Unternehmen zu entfernen.

1. Melden Sie sich unter „Mein Konto“ an und gehen Sie in den Bereich „Unternehmen".
2. Bestimmen Sie das Unternehmen, aus dem Sie ein Mitglied entfernen möchten.
3. Wählen Sie dann „Personen verwalten".
4. Identifizieren Sie das Mitglied, das Sie entfernen möchten.
5. Wählen Sie im Mitgliedermenü „Entfernen".



  6. Das Mitglied ist nun aus dem Unternehmen entfernt.

Sollten Sie den Arbeitgeber wechseln, ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse (DocuWare ID) sowie die Unternehmensverbindungen folgendermaßen:

1.    Melden Sie sich mit Ihrer bisherigen DocuWare ID an (login.docuware.com). 
2.    Ändern Sie die E-Mail-Adresse Ihrer DocuWare ID unter Mein Konto > Konto.

3.    Entfernen Sie unter Mein Konto > Unternehmen die Verbindung zu Ihrem ehemaligen Arbeitgeber (sofern dies nicht bereits durch diesen selbst geschehen ist). 
4.    Um den Unternehmenswechsel abzuschließen, muss ein Teammitglied aus der Verwaltung / dem Management (des neuen Unternehmens) einen Einladungslink an Ihre aktualisierte E-Mail-Adresse unter Mein Konto > Personen senden. 
5.    Sobald Sie die Einladung angenommen haben, werden Sie mit dem neuen Unternehmen verbunden.
6.    Dann finden Sie auch Ihre Zertifizierungen in der Akademie mit Ihrer aktualisierten E-Mail-Adresse und dem neu verbundenen Unternehmen.

Um Ihre DocuWare ID Registrierung abzuschließen, müssen Sie Ihren persönlichen Account mit Ihrem Unternehmen verbinden. Kontaktieren Sie hierzu Ihren Systemadministrator und befolgen Sie die folgenden Schritte: Sich mit einem Unternehmen verbinden

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