Doppelter Scan-1468594922

Hallo,

Bei einem Kunden von uns kann es vorkommen, dass ein Dokument doppelt eingescannt wird. Wie kann man einstellen, dass wenn z.B. eine Rechnung eingecannt wird geprüft wird ob diese schön vorhaden ist.

Mit einem festen Indexwert wie z.B. der Rechnungsnummer ist uns nicht geholfen weil diese sich bei verschiedenen Lieferaten wiederholen können.

Somit benötigen wir eine Eindeutigkeitsabfrage über mehrere Felder. z. B. der Kombination aus Fimenname und Rechnungsnummer.

Herr Wenzel hat uns daraufhin gewiesen, dass es eine Möglichkeit gibt "techniche Felder" zu erstellen die automatisch Inhalte mehrerer anderer Felder zusammenfassen und das damit eine Eindeutigkeitsüberprüfung möglich wäre. Leider finden wir keine Möglichkeit ein solch techniches Feld anzulegen. Deshalb bitten wir um Hilfe wie wir das ermöglichen können.

Danke vorab und Grüße aus Rhens

Hallo Herr Strohmeyer,

da ich nicht weiß, welche Module bei Ihrem Kunden zum Einsatz kommen, bin ich mir nicht sicher, ob einer dieser Wege zum Ziel führen kann.

1. Autoindex

Wenn Sie einen Autoindex-Workflow auf das gleiche Archiv erstellen, in dem die Dubletten liegen, dann können Sie mehrere Felder als Matchcode definieren, z.B. Lieferent, Belegnummer, Belegdatum. Wenn dann ein gleicher Datensatz gefunden wird, können Sie definieren, ob im ersten Dokument oder im letzten Dokument ein Status auf "mögliche Dublette" gesetzt wird. Damit kann dann ein User sich diese Dokumente suchen (wenn Taskmanager im Einsatz ist auch als gespeicherte Suche) und entscheiden, ob es sich wirklich um einen Doppeleintrag handelt oder ob es nicht doch zwei verschiedene Dokumente sind

2. DocuWare Workflow

Auch mit dem DocuWare Workflow könnten man sich eine solche Prüfung vorstellen. Sie suchen im gleichen Archiv nach Einträgen, die ein Ablagedatum vor dem aktuellen Dokument haben, aber die gleichen Indexwerte in den einschlägigen Feldern. Auch hier kann dann im Prozess einem Anwender die Aufgabe zugewiesen werden, zu entscheiden ob es sich um eine Dublette handelt.

Ich hoffe, eine dieser Möglichkeiten funktioniert.

Stefan Schindler

Sehr geehrter Herr Schindler,

gibt es zufällig irgendwo ein Beispiel, wie der Datenbank-View in Verbindung mit einer Bedingung nachgelesen werden kann.

MFG

Dietel

Sehr geehrter Herr Schindler,

gibt es zufällig irgendwo ein Beispiel, wie der Datenbank-View in Verbindung mit einer Bedingung nachgelesen werden kann.

MFG

Dietel

Hallo Herr Schindler,

ich arbeite gerade an einem entsprechenden Autoindex-Workflow. Folgendes habe ich konfiguriert:

• Iterierte Datensätze sind in: Archiv
• Typ der externen Datenquelle: Archiv
• Als Matchode definiert ist: Rechnungsdatum, Kreditor und Rechnungsnummer
• Zuordnung der externen Datenquelle zum Archiv: Schreibe einen festen Eintrag ("Doppelt") in das Indexfeld "Status"
• Verhalten bei nicht eindeutigem Match: Keine Verarbeitung.

Wenn ich diesen Workflow starte, werden mir nun alle Rechnungen, die einfach vorhanden sind als "Doppelt" gekennzeichnet. Ergibt ja auch Sinn, da es für die potenziellen Doppler mit diesen Einstellunge eben gerade kein eindeutiges Match gibt. Die doppelt gescannten Rechnungen werden nicht verändert.

Können Sie mir einen Tipp geben, welche Einstellungen ich verändern muss, dass das Ergebnis genau umgekehrt wird? Ich bin über einen Tipp sehr dankbar!

Freundliche Grüße

Ich hänge auch an dieser Stelle und habe mir bei bisherigen Problemstellungen dieser Art mit der Änderung eines Indexfelds innerhalb der Verarbeitung beholfen. D. h. alle neuen Dokumente mit dem Status "neu" versehen und sobald sie in Bearbeitung genomen wurden den Status geändert. aufgrund des unterschiedlichen Statusmerkmals kann ich nun die Dubletten eindeutig zuordnen. (ich nutze die Variante Autoindex). Leider ist das auch nicht zu 100% sicher, da es Anwender auch schon geschafft haben, original Dokument und Dublette zu bearbeiten, bevor Autoindex die Dublette finden kann.

@ Hr. Schindler: ich denke hier könnte ein entsprechendes SQL-Statement weiterhelfen, um mir nicht mit dem Status behelfen zu müssen. Hätten Sie da einen Tipp? 

Hallo Herr Herre, 

dann dürfen im Status "neu" bei frisch abgelegten Dokumenten halt keine Ändern Berechtigungen gegeben sein. Sondern erst wenn die Dublettenprüfung durchgelaufen ist und die Statuswerte von "neu" auf bspw. "neu-dublettengeprüft" bzw. "Dublette-zuLöschen" aktualisiert worden sind...?

VG,

Tobias Nagel