Hallo zusammen,
pünktlich zum Jahresendspurt machen wir uns gerade tiefer Gedanken zum idealen Prozess der Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen. Im Forum scheint das Thema E-Rechnung nicht existent zu sein (Verwunderung). Die verfügbaren Informationen seitens DocuWare zum Thema E-Rechnung auf Prozessebene scheinen sich nur auf allgemeine Marketing-Informationen zu beschränken. Zu mindestens unter einem Blog-Post (Connect to Outlook - E-Rechnung) ist ja eine lebendige Diskussion entstanden (etwas was hier im Forum selten geschieht).
Mache ich mal einen Versuch ;)
Für uns stellen sich zum Thema E-Rechnung und DocuWare derzeit die zwei folgende Fragen:
1. Routing nach Format
Rechnungen gehen bei uns per E-Mail oder auf dem Postweg ein. Den Postweg lassen wir nun mal außen vor. Bei eingehenden Rechnungen per E-Mail kann ich von unseren Mitarbeitern nicht erwarten, dass Sie eine E-Rechnung im ZUGFeRD Format von einer unstrukturierten PDF-Rechnung unterscheiden können. XRechnung ist erkennbar - zu mindestens ist es eine XML - ob es wirklich eine XRechnung ist steht wieder auf einem anderen Blatt.
Unsere Mitarbeiter sollen den Anhang einfach nur in einem per IMPORT überwachten Ordner ablegen. Der Anhang soll nicht geöffnet und weiter untersucht werden - Phishing sagt Hallo!
Nun erwarte ich, dass ich per Import-Konfiguration eine dynamische Entscheidung für die richtige Import Konfiguration anwenden kann (Konfiguration wie unter Verarbeitung festgelegt automatisch auswählen aktiviert). Hierzu erachte ich es als erforderlich, dass unter Verarbeitung der Bereich Identifizieren Zugriff auf die XML Metadaten besitzt. Die Metadaten stehen aber nur im Bereich Indexieren zur Verfügung. Eventuell kommt hier noch etwas seitens DocuWare wie im Blog Post erwähnt wurde.
Wir benötigen eine Importkonfiguration für ZUGFeRD, XRechnung und unstrukturierte PDF-Rechnungen. Letztere gehen in den Intelligent Indexing Briefkorb und dann nach Bearbeitung durch den Benutzer in den Freigabe-Workflow. Die beiden E-Rechnungsformate werden über die Metadaten im Import indexiert und gehen dann direkt ins Archiv und dort in den Freigabe-Workflow.
Wie löst Ihr dies? Erwarte ich zu viel?
2. Validierung von E-Rechnungen
Wird es seitens DocuWare eine Lösung zur Validierung der E-Rechnungen nach EN 16931 geben - ist hier etwas in Planung? Wir überlegen, auch unter Berücksichtigung der Probleme mit Punkt 1, einen eigenen Validierungsservice mittels PHP vor DocuWare zu schalten, welcher den Ablageordner der eingehenden Dateien per E-Mail überwacht und jede Datei hinsichtlich ZUGFeRD, XRechnung oder PDF-Rechnung bewertet und dann in einen von vier Ordner ablegt zur weiteren Verarbeitung durch DocuWare IMPORT. Je einen Ordner für die drei Rechnungsformate und einen für Dokumente die nicht validiert werden konnten bzw. nicht EN 16931 entsprechen.
Eine interessante PHP Library findet sich unter: https://github.com/horstoeko/zugferd
Alternativ überlegen wir den Embedded Service von https://www.portinvoice.com/ davor zuschalten.
Wie plant Ihr Eure E-Rechnungen zu validieren und zu routen? Welche Probleme und Fragen im Zusammenhang mit DocuWare beschäftigen Euch?
LG Thomas
