Gedanken zur Verarbeitung von E-Rechnungen mit DocuWare (Routing und Validierung)

Hallo zusammen,

pünktlich zum Jahresendspurt machen wir uns gerade tiefer Gedanken zum idealen Prozess der Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen. Im Forum scheint das Thema E-Rechnung nicht existent zu sein (Verwunderung). Die verfügbaren Informationen seitens DocuWare zum Thema E-Rechnung auf Prozessebene scheinen sich nur auf allgemeine Marketing-Informationen zu beschränken. Zu mindestens unter einem Blog-Post (Connect to Outlook - E-Rechnung) ist ja eine lebendige Diskussion entstanden (etwas was hier im Forum selten geschieht).

Mache ich mal einen Versuch ;)

Für uns stellen sich zum Thema E-Rechnung und DocuWare derzeit die zwei folgende Fragen:

1. Routing nach Format

Rechnungen gehen bei uns per E-Mail oder auf dem Postweg ein. Den Postweg lassen wir nun mal außen vor. Bei eingehenden Rechnungen per E-Mail kann ich von unseren Mitarbeitern nicht erwarten, dass Sie eine E-Rechnung im ZUGFeRD Format von einer unstrukturierten PDF-Rechnung unterscheiden können. XRechnung ist erkennbar - zu mindestens ist es eine XML - ob es wirklich eine XRechnung ist steht wieder auf einem anderen Blatt.

Unsere Mitarbeiter sollen den Anhang einfach nur in einem per IMPORT überwachten Ordner ablegen. Der Anhang soll nicht geöffnet und weiter untersucht werden - Phishing sagt Hallo!

Nun erwarte ich, dass ich per Import-Konfiguration eine dynamische Entscheidung für die richtige Import Konfiguration anwenden kann (Konfiguration wie unter Verarbeitung festgelegt automatisch auswählen aktiviert). Hierzu erachte ich es als erforderlich, dass unter Verarbeitung der Bereich Identifizieren Zugriff auf die XML Metadaten besitzt. Die Metadaten stehen aber nur im Bereich Indexieren zur Verfügung. Eventuell kommt hier noch etwas seitens DocuWare wie im Blog Post erwähnt wurde.

Wir benötigen eine Importkonfiguration für ZUGFeRD, XRechnung und unstrukturierte PDF-Rechnungen. Letztere gehen in den Intelligent Indexing Briefkorb und dann nach Bearbeitung durch den Benutzer in den Freigabe-Workflow. Die beiden E-Rechnungsformate werden über die Metadaten im Import indexiert und gehen dann direkt ins Archiv und dort in den Freigabe-Workflow.

Wie löst Ihr dies? Erwarte ich zu viel?


2. Validierung von E-Rechnungen

Wird es seitens DocuWare eine Lösung zur Validierung der E-Rechnungen nach EN 16931 geben - ist hier etwas in Planung? Wir überlegen, auch unter Berücksichtigung der Probleme mit Punkt 1, einen eigenen Validierungsservice mittels PHP vor DocuWare zu schalten, welcher den Ablageordner der eingehenden Dateien per E-Mail überwacht und jede Datei hinsichtlich ZUGFeRD, XRechnung oder PDF-Rechnung bewertet und dann in einen von vier Ordner ablegt zur weiteren Verarbeitung durch DocuWare IMPORT. Je einen Ordner für die drei Rechnungsformate und einen für Dokumente die nicht validiert werden konnten bzw. nicht EN 16931 entsprechen. 

Eine interessante PHP Library findet sich unter: https://github.com/horstoeko/zugferd
Alternativ überlegen wir den Embedded Service von https://www.portinvoice.com/ davor zuschalten.

Wie plant Ihr Eure E-Rechnungen zu validieren und zu routen? Welche Probleme und Fragen im Zusammenhang mit DocuWare beschäftigen Euch?

LG Thomas

Guten Tag Thomas Hayder! Leider sieht es so aus, dass die Community diese Frage nicht beantworten kann. Wir haben deshalb eine neue Supportanfrage mit der Nummer SR-250201-N7N0Z für Sie eröffnet. Ein Software Support Specialist wird sich direkt bei Ihnen melden, um diese Anfrage zu beantworten. Wir werden die Lösung der Anfrage hier veröffentlichen, sobald diese abgeschlossen ist. Mit freundlichen Grüßen DocuWare Support Team

Hallo!
Wir haben eine Importkonfiguration, welche alle bisher bekannten Formate verarbeitet (basiert auf dem Extended...).
Die Belege werden dann ins Archiv gelegt.
Ein Hilf-Workflow prüft, ob es tatsächlich eine Rechnung ist, wenn nicht, wird der Beleg in einen Briefkorb verschoben.
Grade bei PDF kann man a priori nicht wissen ob es PDF oder ZUGFErD-PDF ist...

Das funktioniert bei Ordner-Import und bei Connect to Outlook (bei Connect to Mail kann DocuWare keine Importkonfiguration verwerten- laut aktuellem Ticket, was ich eröffnet habe).

Das Validieren machen wir aktuell nur bei der XRechnungs-Erzeugung aus Docuware heraus; das ist ein eigener Webservice von uns, der die Kosit-Validierung durchführt. Diesen könnte man auch bei eingehenden Belegen aufrufen.

Einfach kontaktieren! itarius.com ...
VG
Roger Goetzendorff

Zumindest jetzt in der Übergangsphase gibt es für viele Unternehmen die Problematik, dass sie sowohl unstrukturierte PDF-Rechnungen erhalten als auch ZUGFeRD-Rechnungen. Unabhängig von den angesprochenen Routing- und Validierungsfragen wäre es im ersten Schritt schon mal hilfreich, wenn in DocuWare zumindest angezeigt werden könnte bzw. im Workflow auch abgefragt werden könnte, ob es sich um ein PDF mit XML-Anteil handelt oder nicht. Als zweiten Schritt erachte ich dann die Visualisierung des XML-Anteils bei ZUGFeRD-Rechnungen im DocuWare-Viewer als nötig. Bei X-Rechnungen geht das ja schon prima. Wenn ich den XML-Teil aus einer ZUGFeRD-Datei mit Adobe Acrobat Reader extrahiere lässt sich dieser ebenfalls problemlos im DocuWare Viewer anzeigen. Diese beiden Schritte sollten daher leicht umzusetzen sein.<br> Die technische Validierung des strukturierten XML-Teils von E-Rechnungen kann natürlich nicht eine Kernfunktion einer Archivierungslösung sein. Das sehe ich eher als &quot;nice to have&quot; - Feature an, den da steckt ja ziemlich viel dahinter.

Hi!
Siehe mein Post weiter oben.
Wir erkennen Erechnungen und Zugferd und wir extrahieren die binären Anhänge - Zur Verwertung/Ansicht als separates Dokument oder als angeklammerten Anhang zur Sichtung.

Natürilch alles in DocuWare, keine externen Viewer etc. nötig.

VG
Roger Goetzendorff

Das klingt interessant. Mir ist bekannt, dass DocuWare den XML-Anhang von ZUGFeRD-Rechnungen im DocuWare-Viewer prinzipiell darstellen kann (dieser wird genauso dargestellt wie bei X-Rechnungen), allerdings muss man diesen XML-Anhang vorher manuell extrahieren als separate XML-Datei (z. B. mit Acrobat Reader). DocuWare kann den XML-Anhang aber meines Wissen nach nicht direkt im DocuWare-Viewer anzeigen, solange sich dieser noch in der ZUGFeRD-PDF-Datei als Anhang befindet (abgesehen davon, dass DocuWare auch nicht anzeigt, dass es überhaupt einen XML-Anhang gibt). Denkbar wäre es jedoch, dass DocuWare z. B. im Rahmen einer Importkonfiguration mittlerweile in der Lage ist, den XML-Anhang als eigenes Dokument zu extrahieren, so wie es ja auch bei E-Mails geht, wo die Anhänge einer E-Mail ggf. auch als einzelne Dokumente abgelegt werden können. Solange das nicht geht, wäre man natürlich ggf. auf Drittanbietersoftware angewiesen.

Hallo,
DocuWare hat seit Februar zwei Verbesserungen implementiert, die ich gerne hier zusammenfassen möchte. Weitere Informationen finden Sie im Knowledge Center.

• Im Februar 2025 wurde die Möglichkeit veröffentlicht, dass eine Verarbeitungskonfiguration in Connect to Mail unterschiedliche e-Rechnungsformate verarbeiten kann: https://knowledgecenter.docuware.com/docs/de/connect-to-mail-e-rechnungen-komfortabel-verarbeiten
• Mit der im April 2025 veröffentlichen Version 7.12 kann der Viewer auch die eingebetteten Dokumente anzeigen, sei es die XML, bei ZUGFeRD-PDFs oder entsprechende PDFs bei XRechnungen: https://knowledgecenter.docuware.com/docs/de/neuheiten-712-xml-daten-anzeigen-erechnung

Ich hoffe, dies hilft weiter.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

 

Hallo!
Zum Thema passend:
https://itarius.com/news/e-rechnungs-extraktor/
 

Unser Extraktor-Webservice klammert binär eingebetteten rechnungsbegründenden Unterlagen an den Originalbeleg (dies ist z.B. bei DocuWare ab v.7.12 schon  Standard) und/oder extrahiert* sie mit einer konfigurierbaren Belegart und derselben Belegnummer (evtl. plus -lfd.-Nummer wenn mehrere…).

Wir extrahieren automatisch auch digitale Anhänge im CMOS-Format (z.B. bei METRO-Rechnungen). 

*Die Ansichtsfunktion ist erst ab DocuWare v7.12 verfügbar.

Herzlichen Gruß
Roger Goetzendorff
itarius GmbH