Frage:
Wie kann ich E-Mail-Benachrichtigungen seit Version 7 konfigurieren?
Antwort:
Um eine E-Mail-Benachrichtigung zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Datenbankverbindung zum Benachrichtigungsserver haben und dass diese für die Verwendung von E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert ist. (Gilt für On-Premise-Systeme)
- Erstellen Sie eine SMTP-Verbindung. Bitte lesen Sie dazu diesen Artikel: Erstellen einer SMTP-Verbindung 7+
- Gehen Sie zur Seite Konfigurationen und wählen Sie das Plugin Benachrichtigungen.
- Legen Sie auf der Registerkarte Ereignisse fest, welches Archiv die Benachrichtigung überwachen soll und welche Dokumente die Benachrichtigung auslösen sollen, indem Sie Indexeinträge angeben, nach denen die Konfiguration suchen soll.Wählen Sie aus, ob der Auftrag bei "neuen Dokumenten" oder "wenn sich Indexeinträge vorhandener Dokumente geändert haben"ausgeführt werden soll, um die Auslösekriterien zu erfüllen.
Hinweis: Sie sollten keine Konfiguration einrichten, bei der beide Optionen aktiviert sind, da dadurch eine Endlosschleife entsteht, die den Auftrag unnötigerweise immer wieder auslöst.
- Stellen Sie auf der Registerkarte Nachricht die E-Mail zusammen, die die Benutzer erhalten sollen. Passen Sie den Betreff und den Text der E-Mail an und geben Sie einen Feldwert an, der als Link zu dem Dokument verwendet werden soll.
- Sie haben auch die Möglichkeit, die E-Mail direkt mit einer Aufgabenliste zu verknüpfen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Artikel: Wie konfiguriere ich Benachrichtigungen für Aufgabenlisten?
- Unten auf der Registerkarte Ereignisse können Sie festlegen, ob die Benachrichtigung als HTML- oder als Text-E-Mail gesendet werden soll. Im Textformat ist der Link zum Dokument oder zur Liste nicht anklickbar, sondern nur als Text enthalten, der in den Browser kopiert werden muss. Für den Fall, dass es sich bei den Empfängern um Benutzer des DocuWare Web Clients handelt, können Sie zusätzlich die Option "Links für schreibgeschützten Zugriff auf DocuWare" aktivieren. Der Link kann auf diese Weise generiert werden.
- Auf der Registerkarte Abonnenten geben Sie die Benutzer an, die diese E-Mail-Benachrichtigung erhalten sollen.Sie können wählen, ob Sie die Benachrichtigung über den Benutzernamen oder das Indexfeld hinzufügen und festlegen, ob sie sofort oder nach einem benutzerdefinierten Zeitplan versendet werden soll.
Hinweis: Wenn Sie die Option "Benutzer, die nicht in dieser Liste stehen, können diese E-Mail-Benachrichtigung abonnieren" wählen, kann jeder Benutzer in Ihrer Organisation die Benachrichtigung abonnieren und den Zeitplan selbst festlegen. - Auf der Registerkarte " Berechtigungen " können Siedie Benutzer auswählen, die diese Konfiguration ändern dürfen. Alle hier aufgeführten Benutzer können direkt oder über eine Rolle die Benachrichtigungseinstellungen ändern oder die Benachrichtigung vollständig löschen.
- Abschließend speichern Sie die Konfiguration, und Ihre Benachrichtigung ist aktiv.
KBA ist sowohl für Cloud- als auch für On-Premise-Organisationen anwendbar.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist eine Übersetzung aus dem Englischen. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Originalversion(en) des Produkts. In der übersetzten Version unserer Artikel können kleinere Fehler enthalten sein, z.B. in der Grammatik. Wir können zwar nicht für die vollständige Richtigkeit der Übersetzung garantieren, aber in den meisten Fällen werden Sie sie als ausreichend informativ empfinden. Im Zweifelsfall wechseln Sie bitte zurück zur englischen Version dieses Artikels.
