Pregunta:
¿Cómo puedo configurar las notificaciones por correo electrónico desde la versión 7?
Respuesta:
Para crear una notificación por correo electrónico, haga lo siguiente:
- Asegúrese de que dispone de una conexión a la base de datos del servidor de notificación y de que está habilitada para las notificaciones por correo electrónico. (Aplicable a sistemas locales)
- Cree una conexión SMTP. Consulte este artículo sobre cómo hacerlo: Cómo crear una conexión SMTP 7+
- Vaya a la página de Configuraciones, y seleccione el plugin de Notificaciones.
- En la pestaña Eventos, establezca qué archivador debe supervisar la notificación, así como qué documentos activarán la notificación especificando las entradas de índice que debe buscar la configuración.Elija si desea que el trabajo se ejecute en "Nuevos documentos" o "si las entradas de índice de los documentos existentes han cambiado" para cumplir con los criterios de activación.
Nota: No es conveniente establecer una configuración con ambas opciones marcadas, ya que creará un bucle continuo que activará el trabajo una y otra vez innecesariamente.
- En la pestaña Mensaje, redacte el correo electrónico que deben recibir los usuarios. Personalice el asunto y el cuerpo del correo electrónico y especifique un valor de campo que se utilizará como enlace al documento.
- También puede hacer que el correo electrónico enlace directamente a una lista de tareas. Consulte este artículo para obtener más información: ¿Cómo configuro las notificaciones de listas de tareas?
- En la parte inferior de la pestaña Eventos, configure si la notificación se envía como correo electrónico HTML o de texto. En el formato de texto, no se puede hacer clic en el enlace al documento o lista, sólo se incluye como texto que debe copiarse en el navegador. También puede activar la opción "Enlaces para acceso de sólolectura a DocuWare" en caso de que los destinatarios sean usuarios del cliente Web DocuWare de sólo lectura. El enlace puede generarse de este modo.
- La ficha Suscriptores se utiliza para especificar los usuarios que deben recibir esta notificación por correo electrónico.Puede elegir añadir mediante el nombre de usuario o el campo de índice y configurar la notificación para que se envíe inmediatamente o en un horario personalizado.
Nota: Si elige "Los usuarios que no están en esta lista pueden suscribirse a esta notificación por correo electrónico" , todos los usuarios de su organización pueden suscribirse a la notificación y definir ellos mismos el horario. - La pestaña Permisos le permite elegir los usuarios que pueden modificar esta configuración.Todos los usuarios que aparecen aquí, directamente o a través de una función, pueden modificar la configuración de la notificación o eliminarla por completo.
- Por último, guarde la configuración y su notificación estará activa.
KBA es aplicable tanto para organizaciones en la nube como locales.
Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción del idioma inglés. La información contenida en este artículo se basa en la(s) versión(es) original(es) del producto(s) en inglés. Puede haber errores menores, como en la gramática utilizada en la versión traducida de nuestros artículos. Si bien no podemos garantizar la exactitud completa de la traducción, en la mayoría de los casos, encontrará que es lo suficientemente informativa. En caso de duda, vuelva a la versión en inglés de este artículo.