Szenario:
Wir haben gerade die Verschlüsselung von Aktenschränken aktiviert, um geschäftliche Anforderungen zu erfüllen. Wie verschlüssele ich zuvor gespeicherte Dokumente?
Antwort:
Ein Verschlüsselungsauftrag kann zum Verschlüsseln von Dokumenten in einem Aktenschrank verwendet werden.
(Hinweis: Für den Aktenschrank muss die Verschlüsselung in den Konfigurationen für Aktenschränke aktiviert sein.)
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Verschlüsselungsauftrag erfolgreich zu verwenden;
1. Zunächst müssen Sie die GUID des Aktenschranks ermitteln, die Sie im Plugin "File Cabinets" finden.
- Öffnen Sie das File Cabinets-Plugin und wählen Sie "Weitere Optionen":
- Die File Cabinet GUID finden Sie im Abschnitt " Administrative Informationen". Kopieren Sie die GUID in einen Notizblock, da sie für diesen Vorgang verwendet wird:
2. Im Ordner Background Process Service der DocuWare-Installation muss eine XML-Datei erstellt werden. Wenn Sie die Datei am angegebenen Ort erstellen, verwenden Sie bitte DocumentTool.SampleEncryptSettings.xml als Dateinamen.
(Hinweis: Standardspeicherort des Hintergrundprozessdienstes: C:\Programme\DocuWare\Background Process Service)
3. Öffnen Sie die XML-Datei in Notepad, und in der XML-Datei werden die folgenden Informationen angezeigt. Bitte passen Sie die XML an, z. B. die File Cabinet Guid
<BatchDocumentSettings fileCabinetGuid="e3dcc667-3bb3-46fd-9b23-395bd28a0f52">
<DocumentsFilter fromStorageDateTime="2017-06-12T05:54:27" toStorageDateTime="2018-06-12T05:54:27" fromModificationDateTime="2017-06-12T05:54:27"
toModificationDateTime="2018-06-12T05:54:27" fromDocID="0" toDocID="1500">
<DiskNumbers>
<System.Int32>2</System.Int32>
<System.Int32>3</System.Int32>
</DiskNumbers>
</DocumentsFilter>
</BatchDocumentSettings>
**Hinweis: Mit dieser Einstellungsdatei verschlüsselt der Job alle Dokumente, die sich auf den Datenträgern 2 und 3 befinden und deren Änderungsdatum zwischen 2017-06-12T05:54:27 und 2018-06-12T05:54:27, Speicherdatum zwischen 2017-06-12T05:54:27 und 2018-06-12T05:54:27 und DocId von 0 bis 1500.**
4. Um das gesamte Archiv zu verschlüsseln, muss nur die GUID des Archivs ersetzt werden:
<BatchDocumentSettings fileCabinetGuid="0e455b69-63ei-4785-bb78-1c8dcbb54c70">
<DocumentsFilter>
</DocumentsFilter>
</BatchDocumentSettings>
5. Wenn alles nach Ihren Wünschen eingestellt ist, speichern und schließen Sie die XML-Datei.
6. Um den Verschlüsselungs-Workflow zu starten, wechseln Sie mit "cd" in den Ordner, in dem der Background Process Service installiert ist, und geben Sie folgenden Befehl ein:
DocumentTool.exe -filename=DocumentTool.SampleEncryptSettings.xml -jobtype=2 -username="admin" -password="admin"
***Passen Sie den Dateinamen, den DocuWare-Benutzernamen und das Passwort entsprechend an.***
Sobald der Workflow beendet ist, ist der Verschlüsselungsprozess abgeschlossen.
KBA ist NUR für On-Premise-Organisationen anwendbar.
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