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Frage:
Wie kann ich einen Workflow verwenden, um ein einmal abgelegtes Dokument automatisch zu kopieren?

Antwort:
Das Kopieren von abgelegten Dokumenten in ein bestehendes Dokument in einem Archiv ist durch die Verwendung von DocuWare Workflow möglich;
Bevor wir mit der Konfiguration unseres Workflows beginnen, legen Sie bitte die folgenden globalen Variablen an:

Text Global Variables
  • FileCabinetId
  • RemoveFile

Numerische Globale Variable

  • GefundenesDokument
  • StoredDoc

Der folgende Screenshot zeigt, wie der fertige Workflow aussehen wird. Dieses Beispiel besteht aus zwei Aktivitäten, einer Aktivität Daten zuweisen und einer Aktivität Webdienst.

  1. Erstellen Sie eine Aktivität Daten zuweisen, und wir müssen vier Zuweisungen vornehmen, wie im folgenden Screenshot zu sehen ist:
    Für unsere globale Variable FoundDoc verwenden wir eine Archivsuche, um ein Dokument zu finden, an das wir unser Dokument anhängen möchten.
    In unserem Beispiel wird die folgende WHERE-Klausel verwendet, die nach einem Dokument sucht, das eine Kunden-ID mit der Nummer 1234 und den Dokumenttyp "Purchase Order" enthält



    Verwenden Sie hierfür eine globale Variable, um mehr Flexibilität bei der Suche zu haben. Das erwartete Ergebnis dieser Abfrage ist die docId eines gefundenen Dokuments. Hier werden wir unsere gespeicherten Dokumente ablegen.



    Für die übrigen globalen Variablen:

    StoredDoc: Wir erhalten die DocID unseres gespeicherten Dokuments
    FileCabinetId: Wir erhalten die File Cabinet Id, in der wir unser Dokument gespeichert haben und in der sich auch das Dokument befindet, das wir ausschneiden wollen.
    RemoveFile: Wir wählen entweder true oder false, um anzugeben, ob wir das Dokument nach dem Ausschneiden löschen wollen.
  2. Im nächsten Schritt erstellen wir die Webdienst-Aktivität. Geben Sie der Aktivität im Abschnitt Allgemein einen Namen und wählen Sie "DocuWare Platform API" aus dem Dropdown-Menü Web Service. Wählen Sie schließlich "Put /FileCabinets/{FileCabinetId}/Operations/ProcessDocumentAction?docId={DocId}" aus dem Dropdown-Menü Endpoint.


     
  3. Verwenden Sie schließlich die folgende Einstellung aus dem Abschnitt Request der Web Service Activity.









Wenn der Webdienst konfiguriert ist, sollten Sie sehen, dass er, wenn ein Dokument gespeichert wird und diesen Workflow auslöst, nach einem Dokument mit der Kunden-ID 1234 und dem Dokumenttyp "Bestellung" sucht. Sobald es gefunden wurde, wird es an das gefundene Dokument angehängt.

KBA ist sowohl für Cloud- als auch für On-Premise-Organisationen anwendbar.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist eine Übersetzung aus dem Englischen. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Originalversion(en) des Produkts. In der übersetzten Version unserer Artikel können kleinere Fehler enthalten sein, z.B. in der Grammatik. Wir können zwar nicht für die vollständige Richtigkeit der Übersetzung garantieren, aber in den meisten Fällen werden Sie sie als ausreichend informativ empfinden. Im Zweifelsfall wechseln Sie bitte zurück zur englischen Version dieses Artikels.
 

Dieser Artikel ist gültig für die DocuWare Versionen: 7.9 | Workflow Designer; Clipping Documents