Frage:
Wie kann man einen Prozess einrichten, der doppelte Dokumente kennzeichnet, die bereits in einem Aktenschrank gespeichert sind?
Antwort:
Um diese Art von Prozess einzurichten, können AutoIndex und Workflow verwendet werden.
In unserem Szenario nehmen wir an, dass in unserem Archiv Dokumente gespeichert sind, die dieselbe "Original-DocID" haben, wie unten dargestellt:
(Hinweis: Für die Zwecke dieser Übung wird empfohlen, das folgende Textdaten-Indexfeld "Duplicate Status" zu erstellen)
In der ersten Phase wird das Archiv durchsucht, um die erste Instanz eines eindeutigen Wertes zu finden, der normalerweise auf ein Duplikat hinweisen würde.
In diesem Beispiel verwenden wir "Original DocID", um Dokumente zu überprüfen, in denen dieselbe Original DocID verwendet wird.
Dazu muss ein AutoIndex-Job erstellt werden, der die folgende Konfiguration verwendet,
- Wir beginnen mit der Erstellung eines geplanten AutoIndex-Jobs wie unten gezeigt.
- Wählen Sie im Abschnitt Match Data als Quelle "File Cabinet database" und dann den Namen des zu überwachenden Archivs aus.
Wählen Sie im Abschnitt "Matchcode" unter "Verarbeitungsliste" die Option "basierend auf der Datenquelle" und unter "Mehrere Suchvorgänge" die Option "Indexdaten des ersten Dokuments ändern"
. Damit wird sichergestellt, dass bei mehreren Übereinstimmungen mit demselben Wert nur der erste aktualisiert und als Original markiert wird.
- Aktualisieren Sie in "Daten zuordnen" den Duplikatstatus auf "Original".
- Speichern Sie Ihre Änderungen und führen Sie den AutoIndex-Auftrag manuell aus. Nach der Ausführung sollten Sie sehen, dass die erste Instanz jeder gefundenen Original-DocID mit "Original" aktualisiert wird und alle Duplikate übersprungen wurden (siehe unten). Wir können nun mit der Einrichtung des Workflows fortfahren.
Nachdem die Originale markiert wurden, besteht die nächste Phase darin, die doppelten Einträge mithilfe des Workflows zu markieren. Ein zu diesem Zweck konfigurierter Workflow sieht wie folgt aus,
- Ein Überblick über den zu erstellenden Workflow sieht wie folgt aus,
- Die folgenden Variablen müssen für diesen Workflow erstellt werden.
- In unserem Schritt Daten zuweisen werden die Variablen OrgDocID und DocID initialisiert und den entsprechenden Indexfeldern des Archivs zugeordnet.
- Als Nächstes wird ein weiterer Schritt "Assign Data" erstellt, in dem die Variable Duplicate initialisiert wird, und wir verwenden einen File Cabinet Lookup, um zu sehen, ob es Duplikate zu markieren gibt.
Die Select-Anweisung prüft in diesem Fall, ob es andere Einträge im Aktenschrank gibt, die dieselbe Original-DocID enthalten wie das Dokument, das sich gerade im Workflow befindet, ob die DocID nicht mit der DocID des Dokuments im Workflow übereinstimmt und schließlich, ob es im Aktenschrank etwas gibt, das als Original markiert wurde.
Wenn ein Original gefunden wird, wird das Dokument im Workflow als Duplikat markiert.
- Sobald die Suche im Archiv abgeschlossen ist, ist die globale Variable Duplicate entweder leer oder enthält einen Wert.
Wenn eine DocID zurückgegeben wurde, bedeutet dies, dass ein Duplikat gefunden wurde. Wir leiten es im Workflow weiter, damit der Duplicate-Status entsprechend aktualisiert werden kann.
Wenn die globale Variable leer ist, beenden wir den Workflow, da nichts weiter benötigt wird.
- Wenn ein Duplikat gefunden wurde, aktualisieren wir das Feld Duplikatstatus auf Duplikat.
Anschließend können wir den Workflow für alle Dokumente im Aktenschrank auslösen. Der Workflow ermittelt, welche Dokumente ein Duplikat sind und welche nicht, und aktualisiert den Duplikatstatus entsprechend. Nach der Ausführung sieht das Ergebnis wie folgt aus:
Sobald alle Duplikate identifiziert sind, können Sie diese besser handhaben, z.B. mit einer Löschrichtlinie. Mehr zur Einrichtung finden Sie hier.KBA-36331 - DocuWare Support Portal
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