Tim Becker Leiter Digitalisierung

Hallo Alle miteinander,

wir haben bei uns folgendes Problem: Unser ERP legt seine Dokumente in einer Ordnerstruktur ab, mit der es weiter arbeitet. Also Beispielsweise einen Ordner "Faktura/pdf/2021...". Wir wollen die hier abgelegten Dokumente automatisch in DocuWare einlesen, allerdings OHNE diese danach zu löschen! 

Zwischenzeitlich konnte ich mir damit abhelfen, mit einem Fremdprogramm den Ordner mit einem anderen Ordner zu vergleichen und manuell die neu hinzugekommenen Dateien in einen durch DocuWare überwachten Ordner zu verschieben.

Die Lösung funktioniert auch relativ gut, jedoch kommen nun weitere Ordner hinzu, deren Inhalt sich deutlich von dem ersten Unterscheidet. Jeweils manuell auszuwählen, welche Dateien in welche Ordner kommen würde hier den Personalaufwand deutlich erhöhen und von dem benötigten zusätzlichen Speicherplatz möchte ich gar nicht sprechen.

Gibt es eine Möglichkeit, dass DocuWare bestimmte Ordner auf neue Dateien untersucht, diese importiert und danach NICHT löscht?

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Lösung: Es gibt seitens DocuWare keine Möglichkeit, das Löschen der Dateien zu verhindern. Jedoch ist es mir gelungen ein Programm zu schreiben, das den Quellordner bei jeder Ausführung auf neue Dateien überprüft und nur diese dann einmalig in einen anderen Ordner kopiert. Der Zielordner kann dann durch DocuWare überwacht werden und die Dokumente können gefahrlos durch DocuWare gelöscht werden und die Dateien werden bei einer folgenden Ausführung des Programmes ignoriert.

Das Programm ist drei Posts weiter unten angehängt.

Wir arbeiten mit der Cloud-Version, daher kann der Workflow darauf nicht zugreifen.

Allerdings hat Ihre Erwähnung der DW_DATA mich daran erinnert, dass ich diese durchaus schonmal ausgelesen habe. Dies geschah über einen Autoindex.
Nun konnte ich einen einrichten mit Ziel: Externe Datenbank/ ......_autoindex./Tabelle=Stichwortfeld
An dieser Stelle werden nur die Einträge des Stichwortfeldes mit der zugehörigen DocID gespeichert (Konfiguration siehe Screenshot).
Ich habe den Autoindex nun so konfiguriert, dass er aus dem Workflow per Triggerwort angestoßen wird und entsprechend nur die DocID an den Workflow zurück gibt. Dieser kann sich mit der DocID nun alle Infos ziehen, die er benötigt!

Vielen vielen Dank für diesen wertvollen Tipp!

Das Problem ist das Durchsuchen eines Stichwortfeldes aller Dokumente im Archiv. 

Im konkreten Fall wartet der Workflow auf ein Dokument mit einem Indexfeld "Gutschrift" und einem Stichworteintrag aus GV_Hersteller_Garantienummer.
Das Dokument wird korrekt gefunden, allerdings ohne Rückmeldung, um welches Dokument es sich handelt. Also wollte ich als Workaround eine Suche nach eben diesem gefundenen Dokument starten, um dessen Indexfeld "Belegnummer" auszulesen.

Gedacht hatte ich dies über eine Daten zuweisen Aktivität bei der das Feld "Belegnummer" aus dem Archiv ausgelesen wird. Als Where-Bedingung schwebte mir vor: DW_BELEGART="Gutschrift" and DW_REFERENZ=GV_Hersteller_Garantienummer

Soweit so gut, allerdings kann ich DW_REFERENZ nicht auswählen, da es sich um ein Stichwortfeld handelt und ein einfaches Eintragen in die Formel resultiert in einem Fehler. Auch mit oben genannten Präfixen habe ich dies nicht lösen können.

Um Andere auf dem Laufenden zu halten: Es gibt laut Supportfall keine Möglichkeit, die Stichwortfelder auszulesen. Update: Problem konnte doch noch gelöst werden!

Hallo zusammen,

wir haben einen Workflow erstellt, bei dem an mehreren Stellen über "Warten auf Ereignis" auf ein Dokument gewartet wird. Dies funktioniert auch wunderbar. Allerdings benötigen wir Indexeinträge des gefundenen Dokumentes, weshalb wir Rückmeldung benötigen, welches Dokument denn das Gefundene ist. In der Historie kann ich erkennen, dass hier durchaus die Dokumenten-ID des gefundenen Dokuments gespeichert wird. Gibt es eine Möglichkeit, diese ID dem Workflow zur weiteren Nutzung in eine Variable zu übergeben?

Eine Daten-Zuweisen-Aktivität(Archiv) mit den gleichen Suchkriterien fällt an dieser Stelle leider flach, da Stichwortfelder innerhalb des Archivs meines Wissens nicht als Auswahlkriterium genutzt werden können.

Hallo Herr Kühl,

wir hatten dieses Problem auch einmal, auch mit weiteren seltsamen Ausprägungen. Geholfen hat der Tipp von unserem Consultant: Die Ordner müssen in den Berechtigungen ebenfalls den Benutzern "Standard" und "anonym" das Recht "Bearbeiter" einräumen. 

Wenn dies nicht hilft: Outlook schließen, Auf das Startmenüsymbol (Windowszeichen unten links) klicken, "ausführen" eintippen, die App "Ausführen" öffnen (geht mit Sicherheit durch irgendwelche Tastenkürzel einfacher, aber das tuts auch), "outlook.exe /cleanviews" ohne Anführungszeichen eintippen und ok drücken.

Wir haben ebenfalls einen Workflow, in dem mehrere Dokumente "zusammengefügt" werden. Wir haben uns geholfen, in dem wir im Workflow "Haltepunkte" eingebaut haben in denen es nicht weiter geht, bevor im Archiv nicht ein Dokument von der Art YX mit Belegnummer XY vorhanden ist. Die Dokument sehen immer gleich aus und können somit maschinell in Sekunden ausgelesen werden bzw. werden eh per DocuWare-Printer eingefügt. 
Als Akte zu erkennen sind sie, wenn man per rechtsklick/verknüpfte Dokumente dann auf "Akte" klickt. Hier werden alle Dokumente übersichtlich anhand ihrer Art aufgelistet.

Bei uns werden im Rechnungseingangsworkflow verschiedenste Referenznummer wie Lieferschein, Bestellnummer, Auftragsnummer, Garantienummer usw. in einem einzelnen Stichwortfeld abgelegt. Anhand diesem werden die zusammengehörigen Dateien automatisch verknüpft. Soweit so gut.

Nun baue ich gerade einen zweiten Workflow, mit dem ich schauen will, ob für die bekannte Garantienummer mittlerweile eine Gutschrift eingegangen ist. Hier wäre bei einem Dokument in dem Stichwortfeld "Referenz" die Gutschriftsnummer vorhanden. Normale Indexfelder kann ich auslesen, das Stichwortfeld wird mir nicht angeboten.

Gibt es einen Workaround, mit dem ich die Stichwortfelder der im Archiv gespeicherten Dokumente dennoch auslesen kann?

die Funktionen INSTR() und KeywordAsString() liefern die Fehlermeldung:  'INSTR' is not a recognized built-in function name.

Liebe Grüße

Tim Becker

Hallo Herr Hellmann,

vielen Dank für den wertvollen Hinweis. Ich habe nicht gewusst, dass bei den Stempeln noch Unterschiede zwischen Admin-Tool und Webkonfiguration existieren. Zumal die Webkonfiguration hierfür mit 7.2 vor Kurzem erst eingeführt wurde. Jetzt funktioniert Alles problemlos.

Grüße aus der Pfalz

Tim Becker

Wir erarbeiten zur Zeit gerade eine Möglichkeit, ein beliebiges Dokument in die eigene Wiedervorlage zu legen.

Umgesetzt haben wir es derzeit folgendermaßen:
Stempel "WV" setzen, dann wird das Datum abgefragt und das Datum sowie ein Triggerwort werden in den Datei-Index geschrieben.
Hierauf startet ein Workflow, der mir das Dokument zur hinterlegten Zeit vorlegt.

Soweit so gut. Jedoch stört es mich ein wenig, dass der Stempel auf den Dokumenten zu sehen ist. Gibt es eine Möglichkeit, diesen entweder weiß/durchsichtig zu machen oder auf das Ändern der angegebenen Indexdaten zu beschränken?

Mit freundlichen Grüßen

Tim Becker