Szenario:
Wir haben gerade die Verschlüsselung von Aktenschränken aktiviert, um geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden. Wie kann ich zuvor abgelegte Dokumente verschlüsseln?
Antwort:
Ein Verschlüsselungsauftrag kann verwendet werden, um Dokumente in einem Aktenschrank zu verschlüsseln. Bitte beachten Sie die folgende Anleitung, um zuvor gespeicherte Dokumente zu verschlüsseln:
(Hinweis: Für das Archiv muss die Verschlüsselung in den Konfigurationen der Archive aktiviert sein.)
1. Zunächst muss die GUID des Archivs ermittelt werden, die sich im Plugin File Cabinets befindet.
- Öffnen Sie das Plugin File Cabinets, wählen Sie das Archiv aus und klicken Sie auf der Registerkarte General auf More options .
- Die GUID des Archivs finden Sie im Abschnitt Verwaltungsinformationen. Kopieren Sie die GUID in einen Notizblock, da sie für diesen Vorgang verwendet wird:
2. Im Background Process Service-Ordner der DocuWare-Installation muss eine XML-Datei angelegt werden. Wenn Sie die Datei an dem angegebenen Ort erstellen, verwenden Sie bitte DocumentTool.SampleEncryptSettings.xml als Dateinamen.
In den DocuWare-Versionen 7.1-7.13 lautet der Standardspeicherort des Background Process Service C:\Program Files\DocuWare\Background Process Service.
In den DocuWare-Versionen 7.14 und höher finden Sie diesen unter dem Pfad C:\Program Files (x86)\DocuWare\Power Tools\DocumentTool.
3. Öffnen Sie die XML-Datei in Notepad, und in der XML-Datei werden die folgenden Informationen angezeigt. Bitte passen Sie die XML an, z. B. die File Cabinet Guid
<BatchDocumentSettings fileCabinetGuid="e3dcc667-3bb3-46fd-9b23-395bd28a0f52">
<DocumentsFilter fromStorageDateTime="2017-06-12T05:54:27" toStorageDateTime="2018-06-12T05:54:27" fromModificationDateTime="2017-06-12T05:54:27"
toModificationDateTime="2018-06-12T05:54:27" fromDocID="0" toDocID="1500">
<DiskNumbers>
<System.Int32>2</System.Int32>
<System.Int32>3</System.Int32>
</DiskNumbers>
</DocumentsFilter>
</BatchDocumentSettings>
**Hinweis: Mit dieser Einstellungsdatei verschlüsselt der Auftrag alle Dokumente, die sich auf den Datenträgern 2 und 3 befinden und deren Änderungsdatum zwischen 2017-06-12T05:54:27 und 2018-06-12T05:54:27, Speicherdatum zwischen 2017-06-12T05:54:27 und 2018-06-12T05:54:27 und DocId von 0 bis 1500.**
4. Um das gesamte Archiv zu verschlüsseln, muss nur die GUID des Archivs ersetzt werden:
<BatchDocumentSettings fileCabinetGuid="0e455b69-63ei-4785-bb78-1c8dcbb54c70">
<DocumentsFilter>
</DocumentsFilter>
</BatchDocumentSettings>
5. Sobald alles nach Ihren Wünschen eingestellt ist, speichern und schließen Sie die XML-Datei.
6. Um den Verschlüsselungsworkflow zu starten, wechseln Sie mit "cd" in den Ordner, in dem Background Process Service installiert ist, und geben Sie folgenden Befehl ein:
DocumentTool.exe -filename=DocumentTool.SampleEncryptSettings.xml -jobtype=2 -username="admin" -password="admin"
Für DocuWare-Versionen 7.14+ geben Sie bitte folgenden Befehl ein:
DocumentTool.exe -filename=DocumentTool.Sample.EncryptSettings.xml -jobtype=2 -username="admin" -password="admin"
***Dateiname, DocuWare-Benutzername und Passwort entsprechend anpassen.***
Nach Beendigung des Workflows ist der Verschlüsselungsprozess nun abgeschlossen.
KBA ist NUR für On-Premises-Organisationen anwendbar.
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