Tobias Getz DocuWare GmbH Team Leader Product Management

Hi Tracy Fleming,

given, that you want to do this with Workflow Manager (Autoindex would it also and probably easier and faster) but I assume, you just have Workflow Manager available.

1. Create an additional field in your File Cabinet (e.g. Store Date Status)
2. Create a Workflow with following trigger conditions
   1. Start new workflow if index entries of the document were changed
   2. In "before index modification" add
      "Store Date Status" is empty
   3. In "after index modification" add
      "Store Date Status" equals "Empty"
3. Create one variable in Workflow as a date variable
4. Workflow just needs one activity "Assign data" which does the following
   1. Fill the date variable with the system field "Store date"
   2. Fill your custom store date field with the variable 
   3. Fill the field "Store Date Status" with "Filled"
5. Open DocuWare and make a search in your file cabinet with all entries where your custom store date field has content (e.g. by entering a date far in the past and a date in the future)
6. Change the index entries in field "Store Date Status" for all these documents to "Filled"
   In the 3 dots menu at the top of the result list there is an option "Change index entries for all documents"
7. Do a second search for the field "Store Date Status" for empty fields by entering "EMPTY()" into the search field
8. Change the index entries in the field for all the documents to "Empty" --> This will trigger the workflow
9. After all documents have been changed you can delete your "Store Date Status" field and the workflow, to clean up.

Setting this up will probably not take more than 20 minutes, but depending on the amount of documents the index change and the workflow might take a while and the Workflow could take up some performance. I recommend you test this first by changing only a few index entries, then maybe 100 entries (one page of the result list) or even do all this in batches e.g. by date. And maybe do it outside of business hours.

Regards
Tobias Getz
Teams Leader Product Management

Even if this was resolved by the support case I think this might be an interesting case if anyone searches for this.

Basically Intelligent Indexing learned, that the value for the invoice number is not on the document, but is a value, that is entered manually for some invoices. As Intelligent Indexing is based on similar documents this might be different for differently looking invoices. 

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
 

Hallo Helmut Holtstiege,

nachdem es nicht um CSV-Dateien geht, kann es eigentlich nur um eine direkte Abfrage über den Local Data Connector in eine SQL-Datenbank gehen. Hier gibt es aus Performance und Stabilitätsgründen tatsächlich ein Limit, um Timeouts zu vermeiden.

Haben Sie vielleicht die Möglichkeit in die externe Datenbank in eine Spalte einen Wert zurückzuschreiben? Dann könnten Sie diese Spalte in Ihren Filter aufnehmen und erhalten dann mit jedem Lauf 1000 neue Datensätze.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management

Hallo Oliver Acker,

falls es noch nicht gelöst ist, würde ich in den Berechnungsworkflow eine Bedingung einbauen, die auf den Monat des aktuellen Datums prüft. Für die Monate 6-9 wird dann mit einer "Daten zuweisen" Aktivität der Sommer-Wert in eine Variable geschrieben, der zweite Weg gilt, wenn der Monat nicht zwischen 6 und 9 ist, dann wird in die Variable eben der Winter-Wert eingelesen.

Nachdem sie die beiden Wege wieder zusammengeführt haben, können Sie die Berchnung des Tankstandes wie bisher (nur mit der Variable anstatt einem festen Wert) machen und den Wert in ein Indexfeld (Aktueller Stand) zurückschreiben.Und basierend darauf dann entscheiden, ob eine Benachrichtigung versandt wird.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management

Dear Mark Young,

I think the question was already answered by the support case, but for everyone else looking for the answer I want to describe it here.

There are two possibilities to get the index entries <ol> <li>

• Use the index number of the field.
  So, first look up in the DocuWare module the index fields, that you want and then enter this number instead of your "FieldName" entry.
  Look at screen "Index number"
• Use the map functionality with the index field name
  Again, first look into the DocuWare module and check the exact field name and tehn use the map functionality in Make.
  See screen "Map"

Dear Arttu Nikkilä,
this is not possible. To be able to search in DocuWare, the file has to be stored in DocuWare.
Regards
Tobias Getz

Hallo Daniel Kubitscheck,

bitte wenden Sie sich mit diesem Problem an unseren Support.

Viele Grüße
Tobias Getz

Hallo Martin Kiedrowski,
passwortgeschützte Dateien (also nicht nur PDF) können natürlich in DocuWare archiviert werden, nur leider kann DocuWare diese Dokumente nicht anzeigen, da das Passwort fehlt.

Wenn Sie den Passwortschutz nicht benötigen, dann wäre es vermutlich das beste, diesen vor dem Import mit Acrobat zu entfernen. Auch nachträglich ist das möglich, wenn Sie das Dokument bearbeiten, es wird dann heruntergeladen, in Acrobat geöffnet und nach dem entfernen des Passworts wieder hochgeladen. (Je nach Archiveinstellung wird das Originaldokument dabei überschrieben oder es wird eine neue Version erzeugt.
Damit nicht alle Benutzer auf das Dokument zugreifen bieten sich dann entsprechende Rechteeinstellungen an, z.B. über Indexwertprofile im Archiv.

Wenn Sie den Passwortschutz weiterhin benötigen, dann müssen Sie das Dokument zum Anzeigen immer herunterladen und dann das Passwort eingeben. Die Anzeige im Web-Client von DocuWare und auch weitere Funktionen wie die Volltextsuche funktionieren dann nicht.

Ich hoffe dies hilft Ihnen erstmal weiter.
Viele Grüße
Tobias Getz
 

Hi Pedro E. Gonzalez-Santini,

I would be very careful about the changes you do in the header files. This can result in documents not transferred to the new system. A restore is only supported in the same (main) version. With version 7.0 there were a lot of changes in the file cabinet structure so the restore will not have all information available.
I think you should create a system with e.g. Version 6.12 and restore the document there. Then you can update that system to a main version of 7 and maybe sync or export the documents to your target system.

Regards
Tobias Getz

Hallo Rudolf Plettenberg,

ein neues Dokument in DocuWare zu erzeugen und abzulegen ist nicht mit einem einzelnen WebService Call zur DocuWare REST API möglich. Sie müssen also einen eigenen Webservice entwickeln und hosten, der diese Aufgabe erledigt. Im Prinzip müsste dieser Webservice dann folgende Calls in DocuWare erledigen:
- Login
- Datensatz erzeugen
- Logout

Viele Grüße
Tobias Getz