Simon H. Hellmann Toshiba Tec Germany Imaging Systems GmbH IT-Consultant Document Management Solutions

Hi David, 

Workflow Designer currently has more or less of the same problems with table fields as AIX; you can read from them but not write back to them easily. 
My Workaround for this problem would be to create a Webservice which is called from your workflow - Webservice connnects to SQL Databasase, retrieves all required info and pushes them back to the DW document via .NET API (https://developer.docuware.com/dotNet_CodeExamples/workWithTableFields.html).

A not-so-nice and not approved by DocuWare workaround would be to write the info directly from your "great Plains Database" into the DWDATA database via TSQL or something along these lines. 

Hope this helps (a bit). 

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Auslesen von Infos aus externen Datenbanken im Workflow-Schritt "Daten zuweisen" funktioniert nicht, wenn der Tabellenname Leerzeichen, Ziffern od. bestimmte Sonderzeichen enthält. 
Scheint ein Bug zu sein der in der 7.2 gefixt wurde, aber erst nachdem die erste Version der 7.3 geforkt wurde, daher ist der Fix dort wohl noch nicht enthalten.

Support-Ticket dazu habe ich offen. 

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Braunschweig, 

wie passiert das Löschen? Ausschließlich über einen Stempel oder einen Workflow?
Hier würde ich empfehlen ein neues Indexfeld vom Typ DateTime anzulegen, bspw. "Löschzeitpunkt".
Dort schreiben Sie dann das aktuelle Datum/Uhrzeit rein, zu dem die Statusänderung auf "Löschen" stattfand. (Im Stempel eine Standardfunktion, über Workflow od. API auch problemlos möglich)

In der Löschregel können Sie dann dieses neue Feld mit als Kriterium verwenden, z.B. nur Dokumente löschen, bei denen STATUS = "LÖSCHEN" und Löschzeitpunkt älter als 48 Std. 
Dann lassen Sie diese Löschregel einfach jeden Abend laufen, dann wird täglich der Datenmülll von vor 2 Tagen aufgeräumt.

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr von Allwörden, 

der Info von Herrn Willner kann ich soweit zustimmen, allerdings ist zu bedenken ob eventuell Indexwertprofile genutzt werden die sich auf den einzelnen Benutzer beziehen.
Dann müssten die entsprechenden Dokumente zusätzlich noch manuell angepasst werden.

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Tony, 

That combination is officially not supported (see https://dw-help.azurefd.net/version/7-0/#/home/55049/2/2 ), but it could probably work anyway. 
The first DocuWare Version which officially supports MSSQL 2019 is 7.3 (see https://dw-help.azurefd.net/#/home/55049/2/2 )

Hope this helps.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Configuration

Hi Farzali, 

the error screenshots do not show up for me. Please reupload them - pasting inline images is not possible in this forum. You need to either attach them or upload to some image hosting platform and embed the image in your post. 

Greetings from Germany, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Jay, 

this is probably because the stamps are restricted to be only available in certain file cabinets. 
As document trays are placed "in front of" the file cabinets, all stamps are available there no matter to which file cabinet they are assigned. 
Have a look at the stamp administration to see which stamp is available in which file cabinets.

Hope this helps.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Hahn, 

das ist so korrekt. Die Möglichkeit in der Auswahlliste Wert A anzuwählen und nachher auf dem Stempel Wert B stehen zu haben, geht so direkt nicht - weder über einen einfachen Stempel, noch über den Workflow. Ein Stempel druckt immer genau das auf das Dokument, was eingetragen wird. 
Mit Herrn Stauffers Workaround können Sie in der Auwahlliste Wert A bzw. Wert A - Wert B auswählen (was dann natürlich auch auf dem Stempel erscheint), aber dann im Anschluss ein Indexfeld auf Wert B setzen. Ich glaube allerdings nicht, dass das Ihrem Anwendungsfall entspricht.

Kurzgesagt: Ihr Wunsch ist im Standard nicht umsetzbar - mit etwas Programmierung allerdings schon.

Man könnte bspw. den Benutzer einen unsichtbaren Stempel setzen lassen, bei dem er Wert A aus der Auswahlliste wählt. 
Der Stempel schreibt Wert A in ein Indexfeld, ist auf dem Dokument allerdings nicht zu sehen.
Dann startet ein (von Ihnen programmiertes) Tool - z.B. über einen Webservice im Workflow od. einen Windows-Dienst - welches den Wert A aus dem Indexfeld ausliest. Anhand dessen könnte es nachschauen welcher Wert B dazugehört und dann über die API einen Stempel setzen, der nur Wert B enthält. 

Ich hoffe, das hilft etwas weiter. 

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Hollas, 

wenn der Webservice flexibel gestaltet werden kann, würde ich empfehlen vom Workflow Designer an den WS nur die DWDocID zu übergeben. 
Der Webservice kann sich dann über die API am DocuWare System anmelden, sich das entsprechende Dokument heraussuchen und beliebig mit dem Tabellenfeld arbeiten. (Siehe API-Dokumentation: https://developer.docuware.com/dotNet_CodeExamples/workWithTableFields.html )

Die Alternative wäre jede Spalte des Tabellenfelds mit der Funktion "KeywordAsString()" in GV auszulesen und diese dann an den WS weiterzugeben. Der müsste einen String.Split auf das Trennzeichen vornehmen und könnte dementsprechend durchzählen und die "richtigen" Informationen wieder zurückzugeben.

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Hahn, 

das ist korrekt, dann habe ich Sie zuerst falsch verstanden. 
Szenario 1 wäre folgendes: Eine Abteilung wird am Dokument eingetragen, Sie haben eine Rolle im System die gleich heißt wie die Abteilung, der "Daten zuweisen"-Schritt liest die Abteilung aus -> in eine GV vom Typ "Rolle". Ein "Zuweisen an"-Schritt weist den Workflow an die Rolle zu.

Wenn ich Sie korrekt verstanden habe, benötigen Sie aber Szenario 2: Eine Abteilung wird am Dokument eingetragen. Sie haben einen Abteilungsleiter/Kostenstellenverantwortlichen o.ä. der alle Dokumente dieser Abteilung zugewiesen bekommen soll.
Dazu muss diese Information (Zuweisung Abteilung<->Mitarbeiter) irgendwo gepflegt sein. Dies kann entweder in einem "Hilfsarchiv" passieren oder auch in einer Datenbanktabelle (eventuell ist in einem onPremise System auch eine Dateiverbindung möglich, habe ich nicht getestet).
Das Hilfsarchiv/die Datenbanktabelle hätte zwei Indexfelder/Spalten: Abteilung/Mitarbeiter. 

Nun können wir in einem "Daten zuweisen"-Schritt mit der Funktion "Archiv" od. "Lokale Datenverbindung" das Hilfsarchiv/die Datenbanktabelle nach dem entsprechenden Datensatz durchsuchen und das Suchergebnis in unsere Benutzer-Variable schreiben. 
Im zweiten Schritt erfolgt dann die Zuweisung an den Benutzer. 
Siehe Screenshots: 

https://imgur.com/a/egm8GM5

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant