Simon H. Hellmann Toshiba Tec Germany Imaging Systems GmbH IT-Consultant Document Management Solutions

Hello Miquel Sanz Vargas,

for moving or copying files between different cabinets, you should use the transfer module.
Workflow can currently not do this without putting in a lot of effort.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Miquel Sanz Vargas,

every search dialog has a linked result list. In file cabinet configuration, open the file cabinet -> dialogs -> search dialog -> scroll down -> more options. There is a drop-down menu to select the result list used by this search dialog. Either the result list set here was deleted - in that case, select another one.
Or the search dialog you are looking at has a different result list linked than you think and you do not have permissions on the result list shown here.

Hope that helps.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Stephan Buch,

Der Workflow ist normalerweise die praktischste Variante.
Eine Option wäre noch, ein Indexfeld auf Archivebene auf "Eindeutig" zu stellen - dann können beispielsweise keine zwei Dokumente mit derselben Belegnummer abgelegt werden. Sobald allerdings zwei Kreditoren mit sich überschneidendem Nummernkreis existieren, wird das zu einem Problem.

Die komplexere Lösung wäre einen Validierungsservice zu programmieren und in den Ablagedialog einzubinden.
Dieser REST Webservice erhält vom Ablagedialog beim Klick auf "Ablegen" alle erfassten Indexwerte, kann beliebigen Code mit diesen Werten ausführen und liefert dem Ablagedialog dann die Information zurück ob das Dokument so abgelegt werden kann oder nicht. Falls nicht, kommt auch noch eine Fehlermeldung mit.

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hi Thomas,

the VC++ 2015 is a known issue in that setup.
What happens if you use the 'sa' user instead? (given it is a MSSQL Database)
Did you run the database integrity check tool from setup components, does that work?

I recently had to upgrade a 10m documents System from 6.7 to 7.9 and had to move servers as well.

You work for TBS, is that right?
If so, feel free to contact me via mail or teams - I will try my best to help you.
You should find me in your global address book - I work for TGIS.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant
 

Hi Jon,

I would solve this with a combination of Autoindex and Workflow.
Create a date field on the document which has the expiration date, then do an Autoindex Job which triggers for documents where expiration date is in the past and have it run daily.
This sets a status field which triggers a workflow. (Yes I know that workflow also has a timer-based trigger, but in my experience this is very unreliable.)

The workflow then sends the E-Mail notification with a link to a public form.
Why should it matter if the destination mail address is internal or external?

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hi Jesús Fernández,

is there any particular reason why you are trying to migrate with custom programming instead of using the Transfer Module?
Transfer migrates everything (except document history), including annotations as far as I know.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Gabriel Vazquez Martinez,

yes, you can run DocuWare on virtual machines. Hyper-V, ESXi etc. are all supported. However, public cloud spaces like AWS or Azure are not supported (though they might work fine if you only use a single-server environment, but no guarantees).

Hope this helps.

Greetings from Germany, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Michal,

if you need to do this for each of your workflows, then this is just a symptom of other configuration problems in your DocuWare environment.
You should consult your ADP (or colleagues or your partner contact at DW if you are an ADP) and look at the configuration together with them.
They can help you best with analyzing your system and finding configuration issues.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Michal,

you should use data assignments to make sure that the workflow is not triggered multiple times.
One possibility would be to crate a new index field "workflow active". Then insert a data assignment step at the beginning of the workflow and make it write "active" into this index field.
Before the workflow ends, do another data assignment step which clears the field "workflow active" again.
Then edit your start criteria to only trigger when this field is empty.
This is just one example of how to manage multiple workflow starts, depending on your use case there might be a better way.

Hope this helps.
Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Tobias Stihl,

mit DW Bordmitteln in der 7.9 fällt mir hier nur eine Lösung ein, die allerdings voraussetzt, dass kein User Mitglied in mehr als einer von diesen drei Rollen ist und dass Sie ein on-premise System verwenden.

die parallele Aufgabe wird allen 3 Rollen zugewiesen über eine GV_Rollen.
In der Datenzuweisung, die nach Bestätigung der Aufgabe ausgeführt wird, werden mehrere SQL Statements genutzt, um herauszufinden, in welcher Rolle der User, der die Aufgabe bestätigt hat, angehörig ist.
Alle SQL Abfragen gehen auf die DWSYSTEM Datenbank (Standardmäßig als "Authentication" Verbindung angelegt).

Zuerst benötigen wir die uid aus der Tabelle DWUSERS:
SELECT uid FROM DWUSER WHERE name = '<User der die Aufgabe ausgeführt hat>';
Die UID wird in einer GV_UID (numerisch) zwischengespeichert.

damit können wir mit folgendem Statement die Rollen-IDs abrufen von allen Rollen in denen der User Mitglied ist.
SELECT rid from DWUSERTOROLE WHERE uid = GV_UID;

mit den Rollen-IDs können wir die Namen der Rollen abrufen:
SELECT name FROM DWROLE WHERE rid = GV_RID;

jetzt kennen wir den Namen der Rollen, in denen der User Mitglied ist. Damit können wir mit einem arithmetischen Ausdruck wie z.b. "Filter" die Rolle aus unserer ursprünglichen Liste der drei Rollen entfernen.
Die Abbruchbedingung der Aufgabe kann sich dann auf diese Liste beziehen, sobald diese leer ist, geht der WF weiter.
Alternativ kann auch eine normale Aufgabe verwendet werden, die Datenzuweisungen erfolgen nach der Aufgabe und mit einer Bedingung wird abgeprüft ob die Aufgabe erneut gestartet wird (mit weniger Rollen als Ziel) oder der WF weitergeht.

Die SQL Statements von oben lassen sich auch sehr gut in einer View mit Joins zusammenfassen, ungefähr so:

SELECT user.name, role.name, role.id, user.id
FROM DWUSER AS user
INNER JOIN DWUSERTOROLE ON DWUSER.uid = DWUSERTOROLE.rid AS userToRole
INNER JOIN DWROLE ON DWUSERTOROLE.rid = DWROLE.rid AS role
WHERE user.name = '<User der die Aufgabe ausgeführt hat>';

Ich hoffe, das hilft Ihnen etwas weiter.
Es kann gut sein, dass nicht alles oben 100% korrekte Syntax ist. Ich habe das nicht getestet sondern aus dem Kopf geschrieben, aber vor ein paar Jahren schon mal so ähnlich umgesetzt.

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant