Nuestra organización está buscando agilizar la indexación de documentos almacenados frecuentemente, y documentos actualmente archivados en nuestro sistema. Los plugins Autoindex e Indexación Inteligente parecen ser la solución ideal. ¿Cuáles son las diferencias entre Autoindex e Indexación Inteligente?
Tanto Autoindex como la Indexación inteligente ofrecen la posibilidad de rellenar perfectamente los campos de índice con la información deseada sin tener que introducir manualmente los datos de índice. Aunque ambas soluciones ofrecen un método ideal para agilizar la indexación de documentos, Autoindex e Indexación inteligente se utilizan y configuran de formas drásticamente diferentes y para distintos escenarios de indexación. Entender las diferencias entre Autoindex e Indexación Inteligente puede prepararle mejor para integrar estas soluciones en los procesos de negocio de su organización;
- Se configura utilizando fuentes de datos internas o externas para rellenar o sobrescribir los datos del índice de documentos basándose en un código de coincidencia único.
- Se utiliza cuando se almacenan nuevos documentos o si las entradas de índice de los documentos existentes han cambiado dentro del archivador configurado.
- Los datos de índice se aplican automáticamente en función del conjunto de reglas de Autoindex y de la aparición programada de la tarea de Autoindex.
- No ofrece sugerencias de datos de índice para documentos basados en procedimientos de almacenamiento anteriores. Autoindex rellenará o sobrescribirá las entradas de datos anteriores utilizando las fuentes de datos internas o externas configuradas.
- La indexación inteligente está activada en los diálogos de bandejas de documentos y archivadores. Aprende de y utiliza metadatos de procedimientos de almacenamiento anteriores de documentos similares para sugerir las entradas de índice ideales para un documento.
- Sólo puede utilizarse cuando se almacena un documento en un archivador.
- No almacena automáticamente los documentos una vez que se han sugerido los datos del índice. Los usuarios deben almacenar manualmente los documentos para finalizar las sugerencias de Indexación Inteligente.
- No puede configurarse con fuentes de datos externas. La Indexación Inteligente puede entrenarse para devolver los mejores datos de índice posibles para documentos similares.
En conclusión, Autoindex puede utilizarse para indexar automáticamente documentos nuevos o existentes dentro de un Archivador, mientras que la Indexación Inteligente se utiliza durante el proceso de almacenamiento. Si una multitud de documentos deben ser reindexados y ya están almacenados dentro de un Archivador, Autoindex sería ideal ya que puede ser utilizado para múltiples documentos que ya han sido almacenados. La Indexación Inteligente aprende activamente y sugerirá entradas potenciales en el índice basándose en los metadatos de documentos similares que fueron almacenados previamente en el sistema, mientras que Autoindex rellena o sobrescribe los datos del índice basándose en las fuentes de datos configuradas. Si su organización almacena continuamente documentos similares con entradas de índice consentidas dentro de un archivador determinado, la Indexación Inteligente puede ayudar a los usuarios rellenando previamente estas entradas de índice. Aunque ambas soluciones se utilizan para diferentes escenarios de indexación, Autoindex e Indexación Inteligente pueden utilizarse conjuntamente para agilizar el proceso de indexación de documentos entrantes o existentes.
KBA es aplicable tanto a organizaciones en la nube como locales.
Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción del idioma inglés. La información contenida en este artículo se basa en la(s) versión(es) original(es) del producto(s) en inglés. Puede haber errores menores, como en la gramática utilizada en la versión traducida de nuestros artículos. Si bien no podemos garantizar la exactitud completa de la traducción, en la mayoría de los casos, encontrará que es lo suficientemente informativa. En caso de duda, vuelva a la versión en inglés de este artículo.
