Simon H. Hellmann Toshiba Tec Germany Imaging Systems GmbH IT-Consultant Document Management Solutions

Hello Panagiotis Basakidis,

you can use an "Assign data" step after the task. There you can use the Workflow System Variable "User from last decision", see screenshots (in German). In this example, my index field "Status" will hold the DocuWare username from the user who completed the task.







Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Virginie Chardet, 

please check the Link you are using for Login.
You probably saved a link to https://login-emea.docuware.cloud/ to your favourites, desktop or whatever you use to store your links.
Your link should just be https://pelletier-tp.docuware.cloud/

This not working redirect usually occurs when you are using a wrong URL.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hi Sander, 

no, before the task activity, you are assigning the task to someone, see my example screenshot - there is an "assign to" activity before the task.
This "assign to" activity is currently set to either a user or a group, that is why your substitution rule does not work.



You need to change the "assign to" activity to assign to the substitution rule instead.

The change you did in your screenshot "settings for abscence.png" only reassigns the task after the task due date is reached and does not interact with the substitution.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hi Sander Helfensteijn,

you are probably assigning the task directly to the user instead of to the substitution rule.
Substitution only works when the task is assigned to a substitution rule, not directly assigned to a user.
Besides that, your configuration looks correct.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Jochen Weissert,

soweit ich weiß, wird von DW (Version 7.9) kein Client-Zertifikat und kein VPN-Tunnel unterstützt, zumal die DW Cloud ja via Microsoft Azure bereitgestellt wird und sich dynamisch auf viele verschiedene Hosts verteilt.

Geht es hier um Mailversand oder -empfang?

Für letzteres wäre es wahrscheinlich die simpelste Option ein Drittanbietermodul für den Mailimport zu verwenden, welches auf einem Server im eigenen Netzwerk installiert bleibt. Mehrere DocuWare Partner haben solche Lösungen im Angebot, eine davon ist (Achtung, Eigenwerbung) unser e-FileWatcher, der als Windows Dienst auf einem Server läuft und unter anderem Mailpostfächer überwachen und Dokumente mit Indexdaten nach DocuWare hochladen kann, ähnlich wie Connect to Mail.

Noch eine (unschöne) Alternative, die aber auch einer meiner Kunden verwendet, wäre folgende: Auf einem Server wird Outlook installiert, dort bleibt dauerhaft ein Windows User angemeldet und Outlook geöffnet und die "Ordner überwachen"-Funktion von Connect to Outlook wird zum Mails importieren verwendet.

Beim Mailversand sehe ich allerdings gerade keinen simplen Lösungsweg, allerdings ist hier ja meist der default sender noreply@docuware.cloud ausreichend.

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Philipp Wilhelm,

nein, das ist nicht so einfach möglich.
Grundsätzlich müsste man diese Dokumente erneut durch die Verarbeitung laufen lassen, was aber eine Kopie des Dokuments erstellen würde.

Dazu müssen die Dokumente alle erst einmal heruntergeladen werden, bevor Sie in den Importordner geschoben werden. Weiterhin sollte natürlich die Beziehung zum Originaldokument vorhanden sein, im besten Fall durch die DWDOCID.
Daraufhin müsste der Bruttobetrag, der an der Kopie jetzt vorhanden ist, an das Originaldokument kopiert werden, das lässt sich als Autoindex-Job konfigurieren, sofern die Beziehung klar ist.
Als letztes lassen sich die Duplikate aus DocuWare mit einer Löschregel entfernen.

Nur mit Standardmodulen wird der Export ohne die Beziehung zum Original zu verlieren nicht so einfach, aber mit diversen Drittanbietermodulen ist es problemlos möglich die Indexdaten mit als .DWCONTROL herunterzuladen (und evtl. dabei noch zu modifizieren).

Ich habe dieses Szenario bei manchen meiner Kunden implementiert, die Dokumente aus dem ERP System o.ä. direkt ins Archiv abgelegt bekommen, wo aber manche Infos fehlen, die wir dann nachträglich über eine Dokumentenverarbeitung (Import) auslesen.

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Mélanie,

this is currently (DW 7.9) not possible. A document can appear only once in a folder structure and therefore keyword fields can not be used for that. However, there are some ways around that.

If the keyword only has a few fixed options like "Bank A", "Bank B" and "Bank C", you can create one folder structure per option and use the "Filter" feature with "Keyword Field Contains Bank A" for example.

Another Workaround would be to use a single folder structure and a text field, then store N copies of the document, N being the number of different entries in the keyword field. Automatic copying of the document can be achieved using a custom application which connects to the REST API. I implemented this for some of my customers.
A Workflow might also work, because the REST API can be used from inside a WebService activity starting with Version 7.9.

The last option would obviously be to reconsider the use case. Perhaps the customer only wants this scenario implemented because they are used to it, but using search dialogs instead of folder structures might remove the need for this completely.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Simone Sola,

if you just want to delete or flag duplicates, you can use Workflow or Autoindex for that.
Check the documentation here: Find Duplicates with Autoindex or Find Duplicates with Workflow

If you need the API, refer to the documentation over at developer.docuware.com and the Platform description on your DocuWare Server: 
https://{DocuWareServer}/DocuWare/Platform/

Using the Endpoint /DocuWare/Platform/FileCabinets/ allows you to retrieve information about all file cabinets the currently logged-in user has access to.
Then you can use /DocuWare/Platform/FileCabinets/{FileCabinetGUID}/ to retrieve information about a single file cabinet, including all existing index fields in this cabinet (which the user has access to).

I am assuming here that by the term custom-made fields in the DB you mean the index fields of a given file cabinet.

Hope that helps.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Stephan Buch, 

nein, das ist aktuell (DW 7.9) nicht möglich.
Ein Workaround wäre vielleicht, die Benachrichtigung an eine Listen-Variable vom Typ Benutzer zu senden, die vorher mit den Mitgliedern der Rolle(n) befüllt wird, aus denen dann mithilfe von Filter() im arithmetischen Ausdruck die nicht gewünschten Benutzer rausgefiltert – oder gar nicht erst mitbefüllt werden.

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant
 

Hi Mélanie, 

you can retrieve the workflow history for a single document using the following REST API call:
https://{DocuWareServer}/DocuWare/Platform/FileCabinets/{FileCabinetGUID}/Documents/{DocID}/WorkflowHistory

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant