Simon H. Hellmann Toshiba Tec Germany Imaging Systems GmbH IT-Consultant Document Management Solutions

Hi Vorawooth Quang,<br> <br> in arithmetic expressions in the workflow designer you can use the DatePart function explained here:&#160;<a href="https://learn.microsoft.com/en-us/dotnet/api/microsoft.visualbasic.dateandtime.datepart">DateAndTime.DatePart Method</a>.<br> For a list of all available functions, please see the Knowledge center <a href="https://help.docuware.com/#/home/64352/2/2">here</a>.<br> <br> Hope that helps.<br> <br> Greetings from Germany,<br> Simon H. Hellmann<br> DocuWare System Consultant

Hi Daryl,&#160;<br> <br> yes, that is completely possible. For this, you need to create index value profiles (Check the Knowledge Center&#160;<a href="https://help.docuware.com/#/home/62779/2/2">here</a> if you don't know how they work).<br> One easy solution would be as following:&#160; <ul> <li>Index Profile 1: Search and View permissions for documents where <em>location</em>=&quot;Tempe&quot;, assigned to a role &quot;Memphis&quot;</li> <li>Index Profile 2:&#160;Search and View permissions for documents where <em>location</em>=&quot;Memphis&quot; assigned to a role &quot;Tempe&quot;</li> <li>Index Profile 3: All permissions for documents where <em>location</em>=&quot;Tempe&quot; assigned to a role &quot;Tempe&quot;</li> <li>Index Profile 4:&#160;All permissions for documents where <em>location</em>=&quot;Memphis&quot; assigned to a role &quot;Memphis&quot;</li> <li>Custom Profile 1: Store permission assigned to roles &quot;Memphis&quot; and &quot;Tempe&quot; (or &quot;Default Organization Role&quot; instead)</li> </ul> No changes to dialogs or file cabinets are needed (except the permissions).<br> The custom profile is needed because Store permissions can not be assigned with an index profile. A User can either store documents into a file cabinet or can not do so – because at the time of storing the document, we do not know any index entries, so no index profile can apply.<br> <br> If you really need to configure it in a way that users from Memphis can not store documents for Tempe, you do need two store dialogs, both with a prefilled value in the read-only field <em>location</em>.<br> <br> Hope this helps.<br> <br> Greetings from Germany,<br> Simon H. Hellmann<br> DocuWare System Consultant

Hallo Herr Strauß,&#160;<br> <br> Christian Mucha hat bereits die korrekte Antwort gegeben.<br> Die komplette Dokumentation für diese und alle weiteren möglichen Suchoperatoren findet sich hier:&#160;<br> <a href="https://help.docuware.com/#/home/83326/1/1">DocuWare Knowledge Center</a><br> unter dem Stichwort &quot;Profi-Suche mit Operatoren&quot;.<br> <br> Gruß aus Neuss,&#160;<br> Simon H. Hellmann<br> DocuWare System Consultant

<p>Hallo zusammen,</p> <p>ich würde einen ähnlichen Weg gehen, falls es sich um ein on-premise System handelt.</p> <p>Direkt über die Datenbanktabelle (DWDATA.dbo.&lt;Archivname&gt;) des Archivs einen SELECT Befehl absetzen, welcher direkt die mehrfach verwendeten Nummern auflistet mit Anzahl - ungefähr so:</p> <pre class="linenums prettyprint">SELECT BAUTEIL_ID, COUNT(BAUTEIL_ID) FROM dbo.&lt;Archivname&gt; GROUP BY BAUTEIL_ID HAVING COUNT(BAUTEIL_ID) &gt; 1 ORDER BY BAUTEIL_ID DESC;</pre> <p>(ist ungetestet aus dem Kopf geschrieben, keine Garantie für richtige Syntax.)<br> <br> Gruß aus Neuss,<br> Simon H. Hellmann<br> DocuWare System Consultant</p>

Hallo Herr&nbsp;Holtstiege,&nbsp;<br> <br> die Historie ist über den WebClient und die API nicht durchsuchbar.<br> Falls es sich um ein on-premise System handelt, könnte man die Datenbanktabelle durchsuchen, in welcher die Historieneinträge gespeichert werden. Wenn ich mich nicht irre, handelt es sich dabei um die&nbsp;<code>DWDATA.&lt;Archivtabellenname&gt;_AUD</code>&nbsp;Tabelle.<br> In dieser Tabelle müssten die Einträge mit einem&nbsp;<code>eventType</code>&nbsp;hinterlegt sein. Export müsste das Event <code>10</code> sein.<br> <br> Gruß aus Neuss,<br> Simon H. Hellmann<br> DocuWare System Consultant

Hallo Herr Acker,

"Maximale Anzahl an zurückgegebenen Dokumenten" im Screenshot unten ist äquivalent zu "TOP" in SQL, also dieses auf 1 stellen. So kommt nur das Dokument mit der höchsten DocID zurück. 

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Acker, 

ja, das hilft. Handelt es sich um ein Cloud- oder on-premise System?
ier wäre es wahrscheinlich sinnvoll, in dem Mieterstammdatenarchiv die Mieternummer und die Wohnungsnummer beide in ein einzelnes Feld zu schreiben, also einmal "M2001" und einmal "03".

Option 1, falls on-premise System:
Hier könnte man mit einem MAX SQL Statement in einer DB-View arbeiten, welche dann über Daten zuweisen abgefragt wird.

SELECT MAX(Mieternummer), Wohnungsnummer
FROM Mieterstammdaten
// im Daten zuweisen filtern: 
WHERE Wohnungsnummer = GV_Wohnungsnummer

Option 2, falls Cloud:
Hier ist ja leider kein SQL Zugriff möglich. Dennoch können wir eine "versteckte" DW-Funktion ausnutzen: Wenn wir im Daten zuweisen ein Archiv abfragen, sind die Abfrageergebnisse immer absteigend nach DocID sortiert (zumindest bis einschl. Version 7.7, wer weiß was zukünftige Updates bringen).

SELECT TOP 1 Mieternummer
FROM Mieterstammdaten
WHERE Wohnungsnummer = GV_WOHNUNGSNUMMER

TOP 1 meint, dass unter dem WHERE-Feld ausgewählt wird, dass nur ein Dokument zurückgegeben wird. Das ist dann der Mieter mit der höchsten DocID, der ja wahrscheinlich auch der aktuelle Mieter ist.

Ich hoffe, das hilft ein bisschen weiter oder bringt zumindest einen Denkanstoß in die richtige Richtung :)

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
​​​​​​​DocuWare System Consultant

Hallo Herr Acker, 

ich verstehe glaube ich das Problem noch nicht ganz. Sind die Mieter mit Stammdaten in einem separaten Archiv oder einer anderen Datenbank gepflegt und sollen am Dokument vervollständigt werden? Oder soll über ein Indexwertprofil alles außer dem aktuellen Mieter ausgeblendet werden?
Oder verstehe ich Sie hier ganz falsch? 

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hi Holly, 

in case you currently do not have an Authorized DocuWare Partner (ADP), please take a look at the list of ADPs near you here: DocuWare Partner List
Every ADP employs at least one DocuWare System Consultant (DSC). DSCs are trained on all the technical aspects and on process design.
Alternatively, you can also contact DocuWare Professional Services Team - they also employ highly knowledgeable consultants. 

Hope this helps. 

Greetings from Germany, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hi Steve, 

thanks for the detailed description. 
@Gerardo: Yes, I forgot about this feature to add rows.
However, this seems to be exactly the use case for adding new rows which is currently not possible.

As far as I understand, Steve wants to add a new row to a table of the PO each time an invoice related to the PO is stored. To my knowledge, up until DW 7.7 this is not possible without using the .NET/REST API.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant