Simon H. Hellmann Toshiba Tec Germany Imaging Systems GmbH IT-Consultant Document Management Solutions

Hallo Herr Tanzberger,

auf das Problem bin ich auch schon gestoßen - soweit ich weiß, ist es aktuell nicht möglich Mails so an mehrere Empfänger zu senden.
Weiterhin kann im Workflow eine Globale Variable (Stichwortfeld) nicht einmal als Empfänger in der Aktivität E-Mail Senden angegeben werden.
Das gleiche Problem besteht übrigens auch im Printer mit der Funktion "E-Mail öffnen".

Ein Workaround der mir spontan eingefallen ist: Workflow-Start -> Daten zuweisen -> Webservice/Arithmetischer Ausdruck (teilt das Textfeld jeweils beim Semikolon und löscht dieses, speichert das Ergebnis als Tabelle irgendwo zwischen, z.B. Datenbanktabelle od. csv-Datei) -> Bedingung GV_i >= GV_n -> falls wahr, Workflow-Ende. Falls nein, -> Daten Zuweisen (Füllt die GV_E-Mail mit dem dem Eintrag[i] aus der vorher erstellten Datenquelle und "i++" -> E-Mail senden -> zurück zur Bedingung vom Anfang.

Ich weiß nicht ob das auf Anhieb funktionieren würde, aber wahrscheinlich wäre es an dem Punkt auch schon fast einfacher, das die Dokument-GUID an einen Webservice zu übergeben, der das Dokument aus DW zieht und den E-Mail Versand vornimmt.

Sinnvoll wäre wahrscheinlich auch, einen Eintrag auf docuware.uservoice.com vorzunehmen, ich habe bei meiner kurzen Suche keine Treffer gefunden.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen ein wenig helfen.

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Kim,

"Session is not registered" usually refers to the Desktop Apps not being connected properly or you might not be able to connect to Port 9000 from behind your firewall.
You might want to look for logfiles, those are usually stored in %ProgramData%\DocuWare\Logs\DocuWare.Administration.Log

Logging Level can be changed in this config file: C:\Program Files (x86)\DocuWare\AdminTool Online\DocuWare.Administration.exe.config

Most of the config for your Admin tool is stored in: C:\Program Files (x86)\DocuWare\AdminTool Online\DocuWare.Administration.exe.settings

Hope this helps.
Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Good morning Steve,

that is exactly how it works. Conditions before:"Removed from workflow" and after: "New Document" would only trigger for documents which already had "Removed from workflow" in the status field, but then it gets changed to "New Document".
changing from anything else to "New Document" or actually storing a new document which contains "New Document" as status, would not trigger the Workflow.

However, changing the Document from "Processed" to "Removed from workflow" and then in a second step to "New Document" would trigger the start condition.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Steve,

in this case you should mark "for new Documents" and "for changed Documents".
Then, put all your requirements (Status "New", Doctype "This" OR "That" and the start date) into the "after" section. Leave the "before" section empty.

I do not know if/how it would work if you put something in there, but without an entry there your new documents should be fine.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann

DocuWare System Consultant

Hallo Herr Becker,

Ich gehe davon aus, dass Sie ein Cloud-System nutzen. Dort können Sie das entweder über eine lokale Datenverbindung, einen selbst entwickelten Webservice oder ein Hilfsarchiv lösen.
Wahrscheinlich wäre letzteres für Sie am einfachsten und sinnvollsten. Dazu erstellen Sie ein neues Archiv und legen dort alle benötigten Spalten aus der Auswahlliste als Felder an. Dann importieren Sie die Daten aus der Auswahlliste (die Sie ja wahrscheinlich als .csv vorliegen haben) in das Archiv. Auf dieses können Sie dann aus dem Autoindex oder über einen Workflow die Daten vervollständigen lassen.

Besten Gruß,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Fabian,

you need to do this in two steps. Do the move first and the upgrade in a second step or vice-versa, it does not matter.
You can find a KB article about moving a DW System here:
https://support.docuware.com/en-us/knowledgebase/article/KBA-36247

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Tobias,

as far as I know this still does not work on iOS devices. See this German post: https://support.docuware.com/de-DE/forums/fragen-zur-anwendung-und-konfiguration/607d1264-2fc3-e911-b083-0003ff59a70f

To store from the phone into a basket you could use PaperScan.

Greetings,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Steve,

this is by design. Right click -> reassign only reassigns this one instance of the task while the instances of the other users are not changed.

If you want to reassign a task from a group to a single user, you should do that by creating a decision "reassign" in the task which asks for the user to send the task to. Then, on the "assign" tab, assign the next task to the entered user. At last, connect this decision back to the task itself.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Junaid,

I am not aware of such a feature. You might want to leave a feature request over at https://docuware.uservoice.com/

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hi Steve,

that is the correct way.
DW Workflow does the automatic tasks like data assignment with the user credentials you define when creating the workflow.
All Tasks always run in user context and therefore use the end users' permissions. You can work around this if you assign data to global variables in the task and only assign them back to index fields in the next data assignment step.

I have not yet tested out workflow user licenses, but I guess they have the necessary rights to do data assignment, if there is a proper archive profile for them.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant