Simon H. Hellmann Toshiba Tec Germany Imaging Systems GmbH IT-Consultant Document Management Solutions

Hello Michal,

if you need to do this for each of your workflows, then this is just a symptom of other configuration problems in your DocuWare environment.
You should consult your ADP (or colleagues or your partner contact at DW if you are an ADP) and look at the configuration together with them.
They can help you best with analyzing your system and finding configuration issues.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Michal,

you should use data assignments to make sure that the workflow is not triggered multiple times.
One possibility would be to crate a new index field "workflow active". Then insert a data assignment step at the beginning of the workflow and make it write "active" into this index field.
Before the workflow ends, do another data assignment step which clears the field "workflow active" again.
Then edit your start criteria to only trigger when this field is empty.
This is just one example of how to manage multiple workflow starts, depending on your use case there might be a better way.

Hope this helps.
Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Tobias Stihl,

mit DW Bordmitteln in der 7.9 fällt mir hier nur eine Lösung ein, die allerdings voraussetzt, dass kein User Mitglied in mehr als einer von diesen drei Rollen ist und dass Sie ein on-premise System verwenden.

die parallele Aufgabe wird allen 3 Rollen zugewiesen über eine GV_Rollen.
In der Datenzuweisung, die nach Bestätigung der Aufgabe ausgeführt wird, werden mehrere SQL Statements genutzt, um herauszufinden, in welcher Rolle der User, der die Aufgabe bestätigt hat, angehörig ist.
Alle SQL Abfragen gehen auf die DWSYSTEM Datenbank (Standardmäßig als "Authentication" Verbindung angelegt).

Zuerst benötigen wir die uid aus der Tabelle DWUSERS:
SELECT uid FROM DWUSER WHERE name = '<User der die Aufgabe ausgeführt hat>';
Die UID wird in einer GV_UID (numerisch) zwischengespeichert.

damit können wir mit folgendem Statement die Rollen-IDs abrufen von allen Rollen in denen der User Mitglied ist.
SELECT rid from DWUSERTOROLE WHERE uid = GV_UID;

mit den Rollen-IDs können wir die Namen der Rollen abrufen:
SELECT name FROM DWROLE WHERE rid = GV_RID;

jetzt kennen wir den Namen der Rollen, in denen der User Mitglied ist. Damit können wir mit einem arithmetischen Ausdruck wie z.b. "Filter" die Rolle aus unserer ursprünglichen Liste der drei Rollen entfernen.
Die Abbruchbedingung der Aufgabe kann sich dann auf diese Liste beziehen, sobald diese leer ist, geht der WF weiter.
Alternativ kann auch eine normale Aufgabe verwendet werden, die Datenzuweisungen erfolgen nach der Aufgabe und mit einer Bedingung wird abgeprüft ob die Aufgabe erneut gestartet wird (mit weniger Rollen als Ziel) oder der WF weitergeht.

Die SQL Statements von oben lassen sich auch sehr gut in einer View mit Joins zusammenfassen, ungefähr so:

SELECT user.name, role.name, role.id, user.id
FROM DWUSER AS user
INNER JOIN DWUSERTOROLE ON DWUSER.uid = DWUSERTOROLE.rid AS userToRole
INNER JOIN DWROLE ON DWUSERTOROLE.rid = DWROLE.rid AS role
WHERE user.name = '<User der die Aufgabe ausgeführt hat>';

Ich hoffe, das hilft Ihnen etwas weiter.
Es kann gut sein, dass nicht alles oben 100% korrekte Syntax ist. Ich habe das nicht getestet sondern aus dem Kopf geschrieben, aber vor ein paar Jahren schon mal so ähnlich umgesetzt.

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hi Jon,

the field mask does exactly what you described. It forces the user to input a value in a specific format.
If you want the value to be auto formatted in DocuWare, it has to be done after the user input by using a workflow "assign data" step.
Live update in a dialog is currently not a feature, but you may request it over at Uservoice.

Hope this helps.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Guido Wieland,

just to be safe I would always use explicit conversion everywhere I can.
In my experience, vendors tend to change standards on implicit conversion sometimes which in turn might break your workflow.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Jan Picht, 

as far as I know, this is currently (DW 7.9) only possible via user interaction or by overwriting the table via REST API.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Serhan Polat,

this sometimes happen when the workflow designer has been open for a long time, for example over night or over the weekend.
Seems to be a bug in the tool, but as a simple restart fixes it, it is probably not a development priority. Also, the new Workflow Designer Version will be a website.

If you make sure to always close the application when you are finished with your work or leave for the day, this issue should not occur.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hello Carlos Francisco Chavarría Rustrián,

the ports used are highly dependant on your environment and if you changed default ports or not. Also, older versions of DocuWare require more Ports.
(Everything here uses TCP)
In your scenario, all your IIS-Servers (AAR and all DW Backend Servers) need to be reachable via http and/or https, default 80/443.
the Fulltext server operates on 9012 (in default), which needs to be reachable by all DW Backend Severs and all DW Frontend Servers (AAR).
Authentication Server runs on all Frontend and all Backend Servers on port 9000 and needs to be reachable from all other DW servers.
Content Server and Workflow Server run on all Backend Servers on Ports 9001 and 9002 and need to be reachable from all other DW Servers.

The Oracle Database operates on 1521 in default, which needs to be reachable from all DW Servers.

What do you mean by "Server API"? Do you mean the DocuWare REST API or another piece of software?
In case of the REST API, it is available on the same ports your IIS uses for the DW WebClient.
If it is another software, please contact the vendor.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant
 

Hi George Charisis,

1. No, the fields for Intellix are limited.
2. Yes, you can use all values from table fields in workflows, however, that is a bit more complicated than using a normal index field. Check out KBA-37037 which has an example of writing values to a table field, reading works in a similar way.
3. The Ocr Page Limit is defined on client-side in the file C:\Program Files (x86)\DocuWare\Desktop\DocuWare.DesktopService.exe.config. Default is first 25 pages and last 25 pages of the document.

Greetings from Germany,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant
 

Hallo Oliver Acker,

das ist Stand 7.9 nicht direkt mit einer Aktivität möglich.
Hier müsste man im Workflow eine Schleife bauen, die über die Einträge im Stichwortfeld iteriert und dann für jeden Eintrag eine E-Mail versendet.

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant