Frank Meyer Docuplan GmbH & Co. KG | IT-Leiter

Guten Morgen Thomas Herrmann,

bspw. unter dem folgenden Link sind detaillierte Infos zu dem Thema schön zusammengefasst:
https://support.docuware.com/de-de/knowledgebase/article/KBA-35195

Der Artikel beschreibt noch die sog. "dwcontrol-Datei", das DocuWare unterstützt hier in aktuellen Versionen auch XML-Dateien, die die ".xml" Dateiendung aufweisen.
Generell ist es wichtig, dass man definiert, ob man etwas in einen Briefkorb (Document Tray) oder direkt in ein Archiv (File Cabinet) ablegen möchte.

Beispiel für den Briefkorb "Eingangsrechnung": <DocumentTray name="Eingangsrechnung"/>

Beispiel für das Archiv "RV-Buchhaltung": <FileCabinet name="RV-Buchhaltung"/>]

Die entsprechenden Felder, die man indexieren möchte, kann man dann in der XML-Datei entsprechend definieren.
Und wenn man im Dateisystem mehrere einzelne Importordner definiert, kann man jedem dieser Importordner, innerhalb der DocuWare Desktop Apps im Bereich "Importieren" , dann eine zuvor angelegte Importkonfiguration fest zuweisen (bspw. eine Konfiguration für Lieferscheine, eine für Rechnungen usw.).

Viele Grüße
Frank

Hi Richard,

as far as I know, you have to enter the entries like this:

01. Text
02. Text
03. Text

or something similar like "1 text" or "2 text".

But is this really important four you?
If you know what to be entered here, just start typing the first characters in the field and choose the correct suggestion out of the suggested list entry results.

Best regards,
Frank

 

Hallo Andre und Community,

nach dem Serverneustart und 2-maliger Eingabe der Zugangsdaten (1x für die Desktop Apps an sich und 1x für den Local Data Connector) funktioniert alles wieder wie gehabt.

Eine Idee zu deinem Problem habe ich leider nicht direkt - wahrscheinlich ist es am besten, wenn du hierfür ein Ticket beim DocuWare-Support eröffnest.

Viele Grüße
Frank

Guten Morgen Andre,

gestern wurde ein Kunden-Cloudsystem von uns auf die Version 7.11 upgedatet und der Kunde hat uns kontaktiert, dass er seit gestern keine Dokumente mehr indexieren kann, da die Local Data Connector Verbindung zu seinem lokalen Microsoft SQL-Server (hier also nicht MySQL) seit dem Update nicht mehr funktioniert.
Da die lokal installierten DocuWare Desktop Apps kein Update angezeigt haben, und auch die von mir mehrfach angestoßene manuelle Suche nach Updates (Rechtsklick -> Nach Updates suchen) augenscheinlich überhaupt nicht funktioniert hat - es gab weder eine Rückmeldung von den Desktop Apps noch eine Meldung im Benachrichtigungscenter - habe ich manuell den aktuellen Desktop Apps Installer runtergeladen und durchlaufen lassen, wodurch die Desktop Apps dann wohl endlich upgedatet wurden.

Das sollte, in Verbindung mit einem hier üblicherweise anstehenden Rechnerneustart, dann eigentlich/hoffentlich ausreichen.
Da ich gestern Abend den Kunden SQL-Server ungeplant aber nicht mal eben so durchstarten konnte, steht eine finale Bestätigung des Kunden derzeit noch aus.

Viele Grüße
Frank

Hallo Oliver,

der von Sascha mitgeteilte Lösungsvorschlag wird funktionieren, und er bezieht sich exakt auf deine eingangs von dir beschriebene beispielhafte Nennung des Feldes "Status".

Wenn man das weiter verschachteln will, geht das auch, dafür müsstest du, nachdem du alle möglichen Konstellationen auf Basis des Feldes "Status" verschachteltet in deinem Ausdruck eingetragen bzw. abgefragt hast, einfach das ganze mit einem weiteren Feld wiederholen, wenn es mehrere Felder gibt.
Also falls es die Felder "Status" und "Status2" gibt, könnte das in Anlehnung an Saschas Beispiel quasi so aussehen:
IIF(Status = "In Bearbeitung", "Mitarbeiter_01", IIF(Status = "in Korrektur", "Mitarbeiter_02", IIF(Status2 = "In Bearbeitung", "Mitarbeiter_01", IIF(Status2 = "in Korrektur", "Mitarbeiter_02", ""))))

Viele Grüße,
Frank

Hello Miquel,

it should work if you proceed as follows:

1. Open your XLSX file in Excel, choose "Save as" and save it as a "CSV UTF-8 (*.csv)"
2. Close the file (close Excel)
3. Copy the file to your DocuWare FTP subfolder "data" (ftp://ftp.docuware-online.de/.../data as described in the KBA article)
4. Create a new file connection in the DocuWare Administration
Check if you have set up all column types correctly (they have to match later on with the field types in your file cabinet (a file cabinet text filed must be defined as text here, numeric/decimal as numeric (with the correct subsettings) and date as date) - if your forget to check this or you do any mistakes here, it will not work, because you won't be able to define the matching field in the Autoindex configuration!
Check also, if your CSV-file has column headings in line 1. If so, define this here as well by changing the "Number of line with column heading" from 0 to 1 and also "Start extraction in line" from 1 to 2. Save the file connection and close the DocuWare Administration
5. Create a new Autoindex in the DocuWare Configuration in the correct file cabinet. The index data should be based on this file connection, and the matchcode section should contains all necessary fields which are important here

Best regards and good luck!
Frank

Hello Bernie,

this can done by every user itself normally .

Everyone which has already installed the DocuWare Desktop Apps, or rather anyone, who really needs the DocuWare Desktop Apps (e.g. for the functions DocuWare Connect to Outlook, Import, Export, Printer and so on) just have to update the DocuWare Desktop Apps by using the Update function of the Desktop Apps.

HowTo: -> Close all other open Applications (especially Microsoft Outlook) -> Right click on the blue DocuWare Desktop Apps logo in the System tray -> Check for Updates -> Install the Update -> Restart the respective PC or Notebook. Finish

Best regards,
Frank

Hello Miquel Sanz Vargas,

at first you should use, or rather you should try to convert your file to CSV format and use this instead of a XLSX file. Maybe this solves your problem.
If not, please tell the community, which error you get back (e.g. by posting a screenshot).

Best regards
Frank

Hallo Andreas,

hierzu fallen mir spontan 2 Punkte ein:

1. DocuWare hat mit einem der neueren Releases diverse (bisher versteckte) DocuWare-Systemfelder wie "Abgelegt von" und "Abgelegt am" etc.allgemein verfügbar bzw. sichtbar gemacht.
Evtl. hat sich hierdurch eine feste Zuordnung zu einem bestimmten Feld innerhalb des Ablagedialoges verstellt bzw. verändert, den du in der Importkonfiguration verwendest.

2. Wenn das Originaldatum auf dem zu importierenden Dokument mit draufsteht, dann müsste es ausreichen, dies in der Importkonfiguration für die Indexierung mit auszuwählen.

Viele Grüße
Frank

Good morning Thomas,

if I remember my own tries and the information of the respective DocuWare webinars correctly, both DocuWare versions have to be based on the same DocuWare version.

Didn't try it that often, thus I'm not sure, if this means the current version of both DocuWare systems, or if it means the first version of the DocuWare systems, which they had during the installation/creation.

If your source system has now a higher version as it has on your last export, maybe you try to export the dwbuc file again from your source system, and try to import it again into your target system, if both have (now) the same version.

Best regards,
Frank